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そのレポート作成ツール、テンプレートのカスタマイズできないんですか?

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インターネット広告の運用に携わる方々にとって、毎月の広告レポート作成は最もタイトな業務の一つだと思います。できることなら少しでも作業量を減らしたいところでしょう。
一般に、この手の文書作成業務を省力化する方法の一つに、ドキュメントのテンプレート化(定型化)があります。広告レポート作成においてもテンプレートは作業効率化に有効ですが、それは同時に、広告主のニーズや運用状況にあわせたカスタマイズが可能であることが重要です。
今回はネット広告レポートのテンプレートのカスタマイズ性について詳しくご説明していきます。

広告レポート作成の省力化には「テンプレート」が便利

広告レポートには、ネット広告の運用成果についての多岐にわたる情報を、クライアントに理解してもらえるように記載・整理します。例えば、次にあげるような内容です。

  • 運用結果の数値報告
  • 時系列での数値比較
  • 運用結果の分析
  • 費用対効果の検証
  • 今後の対策

複数の広告媒体・複数のクライアントを担当していれば、そのぶんレポート量は倍々に膨れ上がります。結果、毎月膨大なレポートの作成を余儀なくされ、慢性的なマルチタスク状態の中、その他の仕事のパフォーマンスも落としてしまう、というのがネット広告運用者の常の悩みでしょう。

この広告レポート作成にかける労力を少しでも減らすのに有効なのが、広告レポートのテンプレート(ひな型)作成です。
必要な指標を含めた表やグラフを載せ、レイアウトや書式を整えたテンプレートを一度作ってしまえば、それ以降は毎回の報告時にデータをリフレッシュすることで新しいレポートを容易に作成できます。

テンプレート作成は「レポート作成ツール」の利用を

ネット広告の運用担当者の中には、ご自分でテンプレートを作っている方も少なくないと思います。エクセルやパワーポイントでテンプレートを作成し、広告管理画面からエクスポートしたデータを手作業で貼り付けていくというものです。

ただ、この方法を行うには、担当者にある程度のPCスキルが必要です。また手作業でのデータ貼り付けは手間がかかり人為的なミスも起きやすいため、結果的にはあまり省力化できていないケースも少なくありません。

そこでおすすめしたいのが、広告レポート作成の面倒な作業を自動化してくれる「レポート作成ツール」を使う方法です。
レポート作成ツールには、標準でいくつかのテンプレートが用意されています。利用者は用途に適したテンプレートを選ぶだけで良く、データの流し込みもツールが自動で行うので、担当者の作業は大きく削減できます。
使えるテンプレートの数や内容はツールによって異なり、テンプレートが豊富であるほどユーザーの選択肢が広がり便利なのは言うまでもありません。

ツール標準のテンプレートでは対応できない5つの問題

レポート作成ツールのテンプレートは非常に有用なものですが、一方でツールによっては、テンプレートが固定化されていて変更・カスタマイズができないもの、あるいは変更できる箇所が少ないものがあります。

「別に変更しなくても、用意されたテンプレートで間に合うのでは?」
こう思われる方があるかもしれません。しかし自由にカスタマイズできない「ありもの」のテンプレートだと、レポート作成の様々な場面で不都合が生じるのです。具体的には、次のようなケースがあります。

クライアントの細かい要望がある場合

基本的に、広告レポートのフォーマットは運用担当者が望ましいと思う形に作成して問題ありません。いかにしてレポートの内容を見やすく分かりやすい体裁に仕上げられるかは担当者のセンス、腕の見せ所でもあります。

一方、クライアントによっては広告レポートのフォーマットを指定される場合があります。フォーマットのサンプルを渡されて「これに合わせて」と指示されるのは良いほうで、時には漠然と「もう少し分かりやすく」「なんか読みづらい」といった指摘を受けることも。他にも文字サイズやカラー、レイアウトなどについて細かい要望があると、担当者としては閉口してしまうかもしれません。

とはいえ、広告レポートはあくまでクライアントのためのもの。運用を請け負った以上は、クライアント・関係者のリテラシーに応じて、より見やすく理解しやすいよう、要望にあわせて柔軟にフォーマットを変更する必要があります。
そのためには、固定化されたテンプレートでは間に合わず、自在にカスタマイズできるテンプレートが必須です。

手動のテンプレートを体裁は変えずに自動化したい場合

前章でも少し触れましたが、レポート作成ツール導入以前に自作のレポートテンプレートを利用していた方は多いと思います。ツール導入後も、できることなら使い慣れたフォーマットを引き続き使いたいのは当然です。

長く使ってこられたものなら、それだけ利便性・視認性を高めるようブラッシュアップされているはず。今さらそのテンプレートを手放すのは、作業効率化のためとはいえ、もったいないことです。
それに今までのレポートフォーマットをいきなり変えるのは、運用担当者だけでなく、それを受け取るクライアントにも抵抗があるでしょう。

実はこの問題は、レポートの手動作成からツールでの作成に切り替えた、多くの広告運用者が感じているデメリットです。どうにかして今まで通りのフォーマットで、かつツールが持つ自動作成ほかの便利な機能を使えるようにできないか。今世に出ているレポートツールの中で、このリクエストにこたえられる製品はわずかです。

付属のテンプレートにない情報・項目を追加したい場合

ツール付属のテンプレートは多種多様で、広告レポートとして必要十分な要素が盛り込まれているものです。それでも案件によっては、より精緻で丁寧なレポート分析を行うために「もっと詳しい情報を載せたい」「テンプレートにない項目を追加したい」と思われる運用担当者の方は少なくないのではないでしょうか。
また運用者側の事情だけでなく、クライアントによっては特に注視したい独自指標があり、それを必ずレポートに加えねばならないというケースもあります。
固定化されたテンプレートではこうした事態に対応できません。

追加したい項目・指標だけをまとめた別資料を作成するという方法もありますが、レポート資料がばらけているとクライアントが閲覧しにくくなりますし、何よりそれだけで手間が増えます。レポート作成の省力化のためにツールを導入したはずなのに、これでは本末転倒です。
この場合も、部分的にでもレポートテンプレートをカスタマイズさえできれば問題は速やかに解決します。

運用の過程で注目すべき指標が変更した場合

マーケティングを行う上では、KPI(重要業績評価指標)の設定が重要とされます。
KPIとは、年間売上や新規顧客数といった何かしらのマーケティング目標に対して、その達成に向けたプロセスの進捗度合いを評価する指標のことです。例えば「売上○%増」という目標を立てた場合、ネット広告運用のKPIとしては「サイトアクセス○%増」「CV単価○%減」といったものが考えられます。

またKPIだけでなく、クライアントがある特定の指標(LPの離脱率、予算の消化率など)に特に注目しているケースもあります。
これらの運用上重要な指標については、広告レポート上でその動向が一目で分かるよう、担当者は工夫してフォーマットを作っておられるはずです。

ところが市況というものは、時々刻々と変化します。それにあわせてマーケティング目標が軌道修正され、広告運用で目指すKPI等の設定が変更することも珍しくありません。
こうした事態に、固定化されたテンプレートでは対応できません。

複数のクライアントに対して個別にカスタマイズしたい場合

レポート作成ツールのテンプレートは、ただ「フォーマットを変更できる」というだけでは物足りません。複数のクライアントの広告レポートを「個別に」カスタマイズできるかという点もまた重要です。

例えば、運用結果のある指標が危険な水準に達した時(広告予算の消費が一定割合を超えた、クリック率が一定割合を下回ったなど)、赤文字などでアラートされるようテンプレートをカスタマイズしたとします。
この場合、「指標」や「水準」はクライアントの事情によって違いますよね。もしテンプレートを個別にカスタマイズできなければ、全クライアントに一律の設定をしなければならず、せっかくの便利な機能も使い物になりません。

こうした事例は他にもいろいろ考えられるでしょう。いずれにせよ、すべてのクライアントに満足のゆく広告レポートを作れるようカスタマイズは可能な限り柔軟であるべきです。

アドレポなら、カスタマイズした広告レポートが簡単に作成可能!

広告レポートのテンプレートには、カスタマイズの自由度が非常に大切であることがお分かりいただけたかと思います。
実際、レポート作成ツールを導入した当初は効率化できたものの、上記の問題によってツールでの対応が難しくなり、結局手作業のレポートに戻したという広告代理店様の声もしばしば聞かれます。

この「テンプレートのカスタマイズ性」を特に重視して開発されたのが、当社がご提供している運用型作成レポート自動作成ツール「アドレポ」です。
アドレポは、40種類以上の豊富なテンプレートを利用できるだけでなく、既存のテンプレートをベースにして自在にカスタマイズできる点が、他ツールにない特長となっています。

アドレポのテンプレートは非常に細かくカスタマイズができ、自社の運用方法やクライアントの要望に応じて次のように柔軟な活用が可能です。

①既存のテンプレートをそのまま使う
②既存テンプレートをベースにして一部を変更する(セミカスタマイズ)
③一から全部のフォーマットを作成する(フルカスタマイズ)

特に注目していただきたいのは、③のフルカスタマイズ。これにより、例えば今まで使っていた自作のエクセルテンプレートの見た目はそのままに、自動化したレポートテンプレートを作成することも可能になります。

お手持ちのエクセルファイルをそのままアップロードしていただくことも可能です(下図)。関数やグラフ、画像などを記載した状態でも問題ありません。
アップロード後は、通常のアドレポの設定同様、データ出力元やエクセルへの出力先などを設定していただきます。

まとめ

今回はレポートテンプレートについて、特にカスタマイズ性の重要性についてお伝えしました。
せっかく業務効率化のためにコストをかけてレポート作成ツールを導入しても、テンプレートの自由度が低いゆえにクライアントの満足できるレポートを提供できず、「融通のきかない会社だな…」などと思われてしまえば、たとえ作業効率は改善しても代理店としての信頼度はマイナスです。
カスタマイズ自在の「アドレポ」の高機能テンプレートで、内容もフォーマットも優れた広告レポートを作りましょう!

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