あなたの会社は大丈夫？Excelの関数を使った広告レポートフォーマットを使い続ける危険性とは

Web広告の運用成果を定期的にクライアントに報告するのは、広告代理店の欠かせないルーチンワーク。また広告レポートは、報告だけでなくその後の運用方針を検討・決定する上でも大切なデータソースとなります。
この重要な広告レポートの作成業務を効率化するために、多くの代理店様では、Excel上で数値の計算などを自動化してくれる「関数」を用いてレポートを作成されています。関数は非常に便利なものですが、一方で、関数を使ったレポートフォーマットには、注意すべき点があるのをご存じでしょうか？今回はここに注目してみたいと思います。

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広告レポート、どうやって作ってますか？

広告代理店にとって、運用成果のレポーティングが重要な業務であるのは言うまでもありませんが、そのレポートを皆さんはどのようにして作成されていますか？
自らの手で作っている方もあれば、社内の専門部署に依頼しているという方もいるでしょう。またExcelを使うか外部ツールを使うか、あるいは別の外注先に任せているというケースもあると思います。

これについて、SO Technologies株式会社が2021年6月～8月に行った「インターネット広告のレポーティングツールに関するアンケート調査（複数回答）」によると、インターネット広告運用における広告主へのレポーティングの手法として、「各広告媒体の管理画面からダウンロードしたデータをExcelにまとめている」という回答の割合が最も大きく、広告会社全体の51.0％にのぼりました。半数以上の企業が、Excelでレポート作成をしているということです。
なお、外部のレポーティングツールを使用しているのは約4割（39.9%）になります。
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000218.000031201.html

近年はレポート作成ツールも高度化・多様化しており、その利用者も増えていますが、まだまだ広告運用の現場ではExcelが活躍している実態が見えてきますね。

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Excelでのレポート作成に必須の「関数」とは？

冒頭で少し触れましたが、「Microsoft Excel」「Googleスプレッドシート」などのいわゆる表計算ソフトで広告レポートを作成する際に、欠かせない機能の一つに「関数」があります。現在Excel等で広告レポートを作っている方のほとんどは、テンプレートに何らかの形で関数を活用されていると思います。

Excelの関数とは、与えられた文字や数値に対して、決められた計算・処理を自動で行うために使用する命令文です。例えば「SUM」という関数は、「SUM(A1:A10)」で「セルA1～A10の値の総和」という計算を行います。
関数を適切に使うことで、手間のかかる計算や複雑なデータ処理、図表の作成などをExcel上で簡単に行えます。レポート作成の効率もグっと上がるでしょう。

広告運用者なら知っておきたい関数

最新のExcelでは約500種類もの関数が利用できますが、もちろんその全ての意味を把握する必要はなく、目的に応じて適した関数を選択することになります。
中でも、Web広告の運用レポート作成でよく使われる代表的な関数は次のようなものです。

SUMIF

特定の条件に一致したデータのみの総和を返します。
例えば、特定ワードを含むキャンペーン名だけのクリック数やコストを集計できます。

AVERAGE

特定のセルやセル範囲に入力された数値の平均値を返します。
例えば、広告パフォーマンスの日平均や月平均を算出できます。

VLOOKUP

異なる表・シート間でキーとなる同一データを基準に、特定のデータを抽出します。
例えば、特定キーワードにおけるGoogle・Yahoo!のパフォーマンスデータを抽出して一つの表にまとめられます。

IFERROR

「#N/A」「#VALUE！」「#NAME？」などのエラー表示になったセルに対して任意の表記をできます。
エラー表示によってレポートの見栄え・印象が悪くなるのを防ぎます。

Excel関数を用いたレポートの「落とし穴」とは？

ここまでExcel関数のメリットをお伝えしてきましたが、一方で、関数を用いたExcelベースの広告レポートを使う際は、いくつか注意すべき点があることを運用担当者は知っておかねばなりません。

テンプレートを変更すると関数がうまく動作しなくなる危険性

クライアントの要望などにより「広告レポートに新しい項目を追加したい」「今後はこの項目は報告に必要ない」といったケースはよくあります。しかし関数を含むExcelシートで項目を追加・削除する際は、関数の自動計算に影響を及ぼさないか十分に注意しましょう。
SUMのような単純な関数だけなら良いですが、場合によっては、ある関数がドキュメント内の様々なシートやセルの値を参照して複雑な計算を行っていることもあります。運用者自身がその仕組みをある程度理解していないと、下手に項目を追加・削除すると、関数のデータ参照元が変更されて計算結果がおかしくなってしまう危険もあるのです。
思うように項目の編集ができず、部分的に手作業でレポートを編集することになっては非効率ですし、ケアレスミスのリスクも生じます。

テンプレートを作成した人しか使いこなせない

関数を駆使した複雑な計算が設定されたExcelシートだと、その仕組みが作成した本人にしか分からない、というケースも珍しくありません。

上記のような項目の追加・削除までは行わず、決められたレポートフォーマットを使っている間にも、誤入力などによって予期せぬエラーが発生することがあります。シートに組まれた関数の構成を分かっている作成者がその場にいれば問題ありませんが、そうでなければ、デバッグや改修に多くの時間を取られてしまうでしょう。これでは何のためのレポートテンプレートか分かりません。

大量・複数の処理に耐えきれない

Excelは大量のデータ処理にさほど強いツールではありません。1つのExcelファイルで取り扱う関数やローデータが増えると、処理や更新に時間がかかり、Excelの動作が重くなります。
これはシンプルに作業上のストレスでもありますし、最悪の場合、処理中にファイルが固まってしまい、データが破損・消去してしまうリスクもあります。クライアントとの打ち合わせ時にそのような事態になっては目も当てられません。

Excel関数に頼り切らず、専用の自動化ツールの導入を

そもそも、なぜExcelテンプレートには難しい関数を使って複雑な仕組みを作らなければならないのでしょうか？

Web広告レポートでは、広告媒体から出力される多種多様なデータや指標を取り込み、計算・処理して表やグラフに可視化する必要があります。しかも定期的に、かつ必要に応じてリアルタイムにレポーティングするのが通常です。
Excelのような表計算ソフトは、こうした業務に最適化されていないため、関数を駆使したとしても、難解さや扱いづらさが生じるのは避けられません。

もちろんExcelは非常に優れた表計算ソフトであり、多くの方にとって扱い慣れたものですから、なるべくExcelフォーマットを使いたい、なかなか離れられないというのも理解できます。しかしExcelにこだわるあまり、業務効率化の足を引っ張っていては本末転倒でしょう。

一方、広告レポート作成の「自動化ツール」は、Web広告レポートの作成に特化して設計されているため、無駄な機能がなく、簡単で分かりやすいインターフェースで誰でも比較的容易に使いこなせます。またほとんどの自動化ツールはブラウザベースですので多人数での情報共有も容易です。今までExcelで苦心して運用していた方ほど、ツール導入後の効果に驚かれると思います。

まとめ

関数を用いたExcelテンプレートの便利さと、そこに潜むリスクについてご説明してきました。
Excel関数を多用したテンプレートはレポート作成の効率を高める一方、何かの変更やミスが生じた際に適切な対応方法が分からなければ、工数のロスは大変なもの。「餅は餅屋」という言葉もあります。Excel形式にこだわり続けるよりも、ぜひ今一度、レポート作成に特化した「自動化ツール」の導入をご検討ください。

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