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月末の締め日がコワイ…ネット広告担当者を悩ませる請求業務を効率化するには?

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インターネット広告の運用代行で欠かせない業務の一つに「請求処理」があります。
広告媒体に支払う広告費と、運用手数料をクライアントに支払ってもらうための大事な作業ですが、これが正直、なかなか面倒です。毎月難儀しているという方も少なくないでしょう。
何よりお金に関する業務ですから、ミスや間違いがあっては、担当者個人の問題にとどまらず企業間の信頼を損ねることにもなりかねません。
今回はこの請求業務について、一般的な内容からネット広告運用においての業務効率化まで詳しくご説明したいと思います。

請求業務とは?

まずは一般的な請求業務というものについて、簡単に確認しておきましょう。

請求業務とは、企業が顧客に対して、商品やサービスの代金の支払いを求めるための業務全般のことです。

特にネット広告の運用代行では、広告がクリックされるたびに広告費がリアルタイムに消費されていきます。その金額(クリック単価)も一様ではありません。通常の物品購入のように都度代金を受け取るのは不可能であり、請求業務は必要不可欠なものです。

運用型広告の広告代理店が受け取る手数料は「広告費×○%」というケースが一般的です(場合によっては最低利用料も設定されます)。
そのため、何はなくとも広告代理店は、広告費を正しく把握することが非常に大切になります。
どれだけ広告運用で優れた成果をあげても、この請求業務がずさんであっては、運用担当者としては脇が甘いと言わざるを得ないでしょう。

また、請求書は代金回収のための書面であるとともに「顧客との取引記録」という意味合いもあります。請求金額、内訳、日付など正確に記載された書面を発行しなければなりません。

ネット広告代理店の請求業務の流れ

ここでネット広告代理店における請求業務の流れを示します。とはいっても、その他の業種での一般的な流れと大きくは変わりません。

①請求金額の確定
所定期間の広告運用で発生した広告費(広告媒体に支払われた費用)をとりまとめ、請求金額を確定します。
同じクライアントにおいて複数のアカウント・媒体を運用することは珍しくないため、集計・確認のミスが起きないようExcelやGoogleスプレッドシートに整理する方法が一般的です。

②システムへのデータ入力
運用担当者は①で確定した請求金額を経理部門に引き渡します。
これを経理部門で、「Freee」などの会計ソフトや自社独自の請求システムに入力していきます。

③請求書の発行・送付
②で入力されたデータをもとに請求書が発行されます。この時、記載された請求額や支払いサイト(締め日から支払期日までの猶予期間)に間違いがないか、十分な確認が必要です。
発行後、押印された請求書はクライアントに郵送やメールで送付されます。

④入金の確認
支払い期日までにクライアントからの入金を確認をもって取引完了となります。
期日までに入金がない、金額が請求書の額面と違うなどの問題が生じた場合はクライアントへの督促など適切な対応を行います。

いずれも属人的な作業であり人的ミスのリスクはありえますが、特に注意が必要なのは①の「請求金額の確定」でしょう。請求金額を間違っていては、いくらその後の作業が正確であっても、どうにもなりません。運用担当者の皆さんは、慎重に請求金額の確認・確定を行ってください。

ネット広告運用の請求業務はなぜ大変か

請求業務の大まかな流れは、ネット広告代理店でも他の業種でも大きく違いません。しかし実務レベルで掘り下げて見ると、ネット広告費用の請求業務には他にない様々な課題・難点があります。

請求金額の管理が難しい

ネット広告では、四六時中広告費が発生し、消化費用の数字は毎日更新されます。また成果報酬制での運用の場合、ビュースルーCV(広告表示のみでクリックしなかったユーザーが別ルートでCVに至ること)のように、広告成果が後追いでつく特殊なケースもあります。
そのため請求業務においては「前もって集計しておく」というのが難しく、締め日のタイミングにならないと請求額の集計ができません。
しかもネット広告は、1つの案件で複数の広告媒体に出稿するのが普通で、集計は多くの管理画面と向き合いながらの煩瑣な作業となります。

また、広告運用代行の手数料率にあたる「マージン率」はクライアント毎に個別に設定されていることが多く、一律ではありません。マージン率の把握と、最終的な請求額の計算にはよくよく注意する必要があります。
さらに広告費が十分消化されない場合の最低請求額などのルールを設定しているケースも珍しくなく、集計後にこうしたルールの有無についても確認せねばなりません。

請求業務が特定の時期に集中する

前項で「ネット広告費は締め日にならないと集計できない」と申しましたが、実際のところ、月末締めか20日締めとしているクライアントがほとんどでしょう。必然的に請求業務はこの月末か毎月20日に集中してしまい、他の業務が手に付かなくなるほどです。
運用担当者は、毎月定期的にやってくる、広告費用の膨大なまとめ作業に内心恐々としているのではないでしょうか。

小さなミスが大きな被害につながる

請求業務は、お客様から大切なお金を回収するための作業です。他の作業にも増して気を張らねばなりません。もし1円でも請求額に間違いがあれば、たとえ故意でなくともクライアントは良く思わないでしょう。ミスが続けば広告代理店としての信頼を損ね、最悪の場合は代理店契約の打ち切りにもなりかねません。
また請求業務のミスは、請求書の出し直しなどの余計な業務につながるため、クライアントのみならず社内の経理関係者にも迷惑をかけることになります。
こうした問題はどの業種にも共通しますが、とりわけネット広告の場合は広告費が細かい数字になるため、ミスが起きやすいといえます。

請求書の書式が不統一

一般的な物品購入における請求書は、だいたい書式が決まっています。ネット上を少し調べれば、ExcelやWordの請求書テンプレートがいくつも見つかるはずです。
一方ネット広告運用の請求書は、クライアント・案件によって様々なパターンがあります。これもネット広告の請求業務を難しくしている理由の一つです。

まず広告費のとりまとめを案件ごとに行うか、広告媒体ごとに行うかによって書式は異なりますし、運用代行の手数料を別項目とするか、合算するかによっても違います。これだけでも、請求書の書き方として少なくとも2×2=4パターンあるわけです。
さらに個々のクライアントに条件やルールが設定されているケースもあります。

エビデンスの提出を求められる

請求金額の集計は、運用担当者がネット広告媒体の管理画面から得られるデータに基づいて行われます。
一方でクライアントによっては、その請求金額のエビデンスとして、管理画面のキャプチャ提出を求められるケースがあります。広告期間や消費金額の確認できる画面を表示させ、キャプチャをとって印刷して、間違いのないよう請求書と揃えて…と、これがなかなかの手間。それでなくても集計作業に労力がかかるところ、さらに工数がかかってしまいます。

請求管理は自動化が必須

このように大変なことの多い請求業務ですが、繰り返し申しているように、ネット広告代理店にとっては不可欠な、重要な業務でもあります。
そのため、請求処理をより効率化しミスや漏れを防ぐための手段として、専用のシステムを活用して請求管理をしている代理店が少なくありません。

請求業務をシステムで自動化すれば、最も重要な請求金額の集計・確定が自動化でき、運用担当者は負担を減らして他の業務にリソースを割くことができます。手入力・手作業による人的ミスの削減にもつながります。
また、締め日やマージン率など企業間で定められた支払条件は、そう変わるものではありません。一度システムを設定してしまえば、その後はほとんど手間をかけることなく毎月の請求業務を終えられるでしょう。

代理店様の本分である広告運用のパフォーマンスを高めるためにも、請求業務の自動化、効率化にぜひ取り組んでいただきたいと思います。

アドレポで正確かつ効率的な請求業務を

「ネット広告の請求金額の集計作業を、自動化・効率化したい」
そうお考えの運用担当者様におすすめしたいのが、運用型作成レポート自動作成ツール「アドレポ」です。

アドレポは、ネット広告の運用に欠かせない様々な「広告レポート」の作成を、自動で、誰でも簡単に行える広告代理店必携のツールです。
もちろん、請求業務で最も重要な広告費のレポート作成も自動化が可能。工数と人的ミスの削減につながる便利な機能が備わっています。

様々な条件に合わせて広告費を自動で出力

対象期間やキャンペーンなど、ご希望の条件にあわせて広告費の自動集計・出力が簡単にできます。

  • コストのグロス率
    少々計算のややこしい、コストのグロス率も設定により自動計算します。一般的な「外掛け」「内掛け」いずれも設定可能です。
  • フィルタ条件
    広告主名やキャンペーン、グループなど、必要なフィルタを設定することができます。
  • レポート対象期間
    「前月分」や「過去数ヶ月」など、任意の期間を設定できます。

スプレッドシート出力が可能

広告費用の集計結果はGoogleスプレッドシートに自動出力が可能です。経理部門にそのまま引き渡せるので情報共有も簡単です。
シートは任意のフォルダに出力でき、また毎回新しくスプレッドシートを作成するか、一度作成したスプレッドシートを毎回更新するかの設定も可能です。

まとめ

ネット広告運用における、請求業務とその効率化について詳しく見てきました。
請求業務は、広告代理店にとって大変重要なバックオフィス業務であり、また事業を行う限り発生し続けるものです。一方で、クライアントや運用アカウントが増えるほど、請求処理の作業量や負担も大きくなります。
請求業務の自動化・効率化をはかる請求管理ツールは数多くありますが、特にネット広告の請求処理は他業種にない面倒な部分もありますので、ネット広告運用に特化した「アドレポ」の活用を強くおすすめします。

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