レポート作成の自動化・業務効率化のメリットと生成手法について今一度考えてみる

会社経営をはじめ、営業、マーケティング、CRM、人事、会計事務などビジネスの様々な場面で必要となるのが「レポート」です。営業マンなら営業日報や営業報告書、Web広告代理店なら広告運用レポート、というように業種によって内容は異なりますが、いずれの場合もレポートは重要な役割を持ち、これを正確かつ迅速に作成できれば業務効率に大きなプラスとなります。
広告運用レポートの自動化については本コラムでもたびたび取り上げてきましたが、今回はもう少し広い視野から、レポート作成を自動化する意義やメリット、自動化の手法などについて見ていきたいと思います。

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ビジネスにおけるレポートの重要性

ビジネスにおけるレポートとは、企業のプロジェクトや調査などの進捗状況や結果を報告するとともに、その結果がなぜ生じたのか、どんな影響を与えたかといった分析、今後の戦略や行動に対する予測・提案などを整理した文書です。

会社のトップは経営状況を分析したレポートを見て経営方針を策定します。プロジェクトの責任者は上司への報告や関係者との情報共有のためにプロジェクトレポートを作成します。現場のスタッフにとっては、レポートが自らの仕事のパフォーマンスを客観的に見直す参考資料にもなります。
ほとんどの業種や立場において、レポートは企業活動を推進するために欠かせない重要なドキュメントなのです。

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レポート作成の自動化はなぜ必要か

ビジネスレポートは、様々な立場・役職の人の目に留まる重要な資料です。そのためレポートを作成する際は、内容が正確であるだけでなく、分かりやすく丁寧で、かつ可能な限り迅速に発行することが望まれます。それには、レポート対象のプロジェクト等に関するデータの収集や成果に対する入念な分析・考察が必須です。また各種情報をレポートとして形にするためには図表や文章の作成能力も求められます。レポートをきちんと作ろうとするには相応の工数や人的リソースが必要であり、片手間にできるものではありません。

そこで皆様には、レポート作成をより効率的に行うための「自動化」を、ぜひ導入・推進していただきたいというのが本稿の主旨です。
おそらく大部分の企業様では、大小様々なプロジェクトが進行している中、レポート作成は担当者の方々が手作業で行っているケースがほとんどだと思われます。だから「なんでわざわざレポートを自動化しなきゃいけないの？とりあえず今は手動でも何とかなっているし、今のやり方を変えるのはいろいろ大変で面倒。コストもかかるだろうし…」などとお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ここで大切なのは、レポート業務の効率化がもたらす恩恵について正しく評価することです。その上で、知っておいていただきたいのが「顕在ニーズ」と「潜在ニーズ」という考え方です。

「顕在ニーズ」と「潜在ニーズ」

会社組織において社員やスタッフのモチベーションを上げ、パフォーマンスを高めるためには、各人の「ニーズ（Needs）」を上層部が正しく把握した上で、社内環境や制度面、組織体制をマネジメントすることが非常に重要です。

このニーズには、顕在ニーズと潜在ニーズの2種類があります。顕在ニーズとは、「当事者が明らかに自覚しているニーズ」です。分かりやすく言えば、社員たちの口から直接聞かれる「あれがしたい」「これが欲しい」といった要望・要求にあたります。
また潜在ニーズとは、「当事者が自覚していないニーズ」です。表に出ないので発見しづらいですが、実はこの潜在ニーズのほうがより本質的な問題であることが少なくありません。

例えば、ある社員が「オフィスに社員用のサウナを作ってほしい」と言ってきたとします。この「サウナが欲しい」は顕在ニーズにあたります。
ではこの社員は、なぜサウナが欲しいのでしょうか？「仕事の疲れを取りたい」「ストレスを発散したい」「サウナで健康づくり」「お金が節約できる」などなど、様々な理由が考えられます。しかしこうした理由は、あえて聞き出さないと社員は言ってはきません。これが潜在ニーズです。

「レポート業務効率化」に対する様々な潜在ニーズ

話を本題に戻しましょう。「レポート作成業務の効率化・自動化」というのは一つの顕在ニーズでありますが、その裏には、当事者の置かれた状況や立場によって異なる、様々な潜在ニーズが存在します。
例えば、あるSaaSビジネス企業において業務レポート作成業務の自動化が検討されているとします。この場合、レポート作成自動化という顕在ニーズに対して、立場ごとに次のような潜在ニーズが想定されます。

また、業種を限定せず「仕事への向き合い方」という点でタイプの異なる社員を例にすると、それぞれの潜在ニーズには次のような違いがあります。

このように「レポート作成の自動化」という1つのニーズに様々な潜在ニーズが紐付いています。言い換えれば、この顕在ニーズ1つを解決できれば、社内の多くの人間が内心に望んでいる目標・目的を満足させられるわけです。これは組織にとって非常にプラスであるのは言うまでもないでしょう。
なぜレポート業務の自動化が必要なのか。ただ「工数が減らせる」という表面的な変化だけでなく、それによって生まれる好影響をより広い視野で見て、業務効率化の意義を深く考えていただきたいと思います。

レポート作成自動化のメリット

ここで、レポート作成を自動化することによって生まれる様々なメリットについて詳しく見ていきます。業務に関わる人たちがそのメリットを享受し、潜在ニーズの解決につながれば、これ以上のことはありません。

工数の削減

レポート作成自動化がもたらす最も分かりやすいメリットは、工数削減です。自動化すれば、難しい技術や専門知識がない人でも、見やすく分かりやすいレポートを短時間で作成できます。
実際、ご経験されたことのある方ならお分かりかと思いますが、レポートを作成するのは非常に時間と労力がかかります。必要なデータを集めてきて、集計・整理して、図やグラフでビジュアライズし、それらの内容を分析してまとめて…。こうした作業を、手作業から自動化できれば、同じ作業をより短時間で行えますので業務全体の生産性は向上し、それと共に担当者一人一人の労働時間は短く、負担は少なくなります。これにより残業・退職リスクを抑えるという副次的なメリットも期待できます。

より重要な業務へのリソース配分

これは前述の「工数の削減」とも関わってくることですが、レポート作成自動化によって時間や労力を削減できれば、それで余裕のできたリソースを他のより重要な業務に回せます。これもレポート自動化の大きな利点です。
どんな業務にリソースをあてるかは、営業活動や会議、企画提案、自己研鑽など、職種や立場によって様々でしょう。中でも広告代理店について言うと、クライアントから最も期待されるのは、広告運用の効果に対する「改善提案」です。そして適切な改善提案を行うのは簡単ではありません。膨大な運用データの多角的な分析、競合のリサーチ、アドテクへの深い理解などが必要となります。こうした業務に時間を割けるのは担当者にとって非常にありがたいはずです。

人為的ミスの削減

人間は何かの作業を、100％ミスなくこなし続けることはできません。どんな人でも、どんな業務でも、ミスを完全になくすのは不可能でしょう。ミスをすれば、そのフォローのために人手や時間がかかり、パフォーマンス低下によりさらなるミスを誘発しかねません。だから会社や組織は、万一の人為的ミスに備えてチェック体制を厳重にするなどのリスクヘッジをとるのです。

レポート作成についても同様で、機械やシステムで行える作業を自動化すれば、そのぶん人為的ミスのリスクは減らせます。特にレポートに必要な各種データの定型的な計算やグラフ化は、人の手よりもシステム等で自動化するほうが間違いなく正確かつ迅速に行えます。
もちろんレポート作成に関するすべての作業を自動化させるのは難しく、特にデータの分析・考察や提案内容をレポートにまとめるのは人間にしかできない部分です。手作業と自動化とのすみわけが必要になるでしょう。

レポートの品質の安定化

レポート作成に人の手を介さずツールなどで自動化すれば、レポートフォーマットが統一化されクオリティが安定するというメリットもあります。入社して間もない新人も、経験豊富なベテランも、自動化の手法さえ共有できれば同じ品質のレポートを作れるということです。

逆にレポート作成を人が行う場合、どうしても担当者によってレポートのクオリティに個人差ができてしまいます。特にこうしたレポートは週次・月次など定期的に作成するケースも多いですので、品質の変わらないレポートを安定的に作り続けられる体制も必要です。

レポート作成自動化の手法

ここまでレポート作成を自動化するメリットについてはご理解いただけたかと思います。次に考えるべきは、レポート自動化をどうやって行うか、その手段です。目的が大事だからこそ、その目的をより効率的に果たすための手段もまた重要になります。
なお、ここからは私たちにとって最もなじみ深いビジネスレポートである「Web広告の運用レポート」を前提に話を進めていきたいと思います。

データ取得・集計の自動化

広告レポートを作成するには、まず運用中の広告媒体からデータを取得し、レポートの内容にあわせて集計・加工する必要があります
広告媒体のデータの取得や集計を自動化する手段には、主に次の3つがあります。

① API連携

API（Application Programming Interface）により各種広告媒体との連携を行い、自動的に取得した広告データを成形し、レポートとして出力する方法です。当社のアドレポはこの手法にあたります。
利用する広告媒体がAPI連携に対応している必要があり、また媒体と連携するためのエンジニアリングが必要になりますが、これをクリアできれば大幅な工数削減が可能となり、自動化による業務効率化を期待できます。

② RPA

RPAは、ロボットにより定型的な反復処理・作業を自動化させる仕組みです。管理画面上でのデータ取得などレポート作成に必要なルーチンワークをRPAにプログラミングして自動化させます。
あくまで設定したルーチンワークの自動化なのでイレギュラーな事象への対応はできません。例えば広告媒体のアップデートにより管理画面のインターフェースが変わったりすると正しい処理を行えなくなるリスクがあり、逐一メンテナンスが必要です。

③ 関数・マクロ処理

レポート作成に必要なデータをCSVなどで取得し、ExcelやGoogleスプレッドシートの関数やマクロを用いて自動処理する方法です。
他の2つの手法のような環境構築が不要で、簡単かつ低コストで利用できるのがメリットですが、一方でレポート作成作業の全てを関数・マクロだけで自動化するのは難しく、また作成やメンテナンスが属人化しやすいという問題があります。

ビジュアライズの自動化

媒体から取得し集計したデータは、そのままでは数字や文字の羅列にすぎません。これを用いてレポートとして成立させるためには、表やグラフなどを用いてデータの内容を視覚的に分かりやすくするようビジュアライズ（視覚化）する必要があります。
多種多様なデータをビジュアライズする手法は主に次の3つです。

① Excel・Googleスプレッドシート

ExcelやGoogleスプレッドシートには、ワークシートに取り込んだ数値データをもとに表やグラフを作成する機能があります。これを使って視覚的に分かりやすく表現することは可能です。
特別のツール等が必要なくコストパフォーマンスは良い一方、自動化できる部分が少なく（手作業の部分が多い）、また関数の参照セルの設定などを誤ると表やグラフが崩れてしまうリスクがあります。

② BIツール

BIツールは、様々なビッグデータを集計・統合してデータ分析やビジュアライズ、レポーティングを行えるソフトウェアです。近年は業種を問わず企業での利用も多く、様々なBIツールが開発・販売されています。
多層的なレポートを作成できビジュアライズ機能も優れていますが、データの自動取得は行えないため何らかの方法でデータ連携が必要です。またほとんどのBIツールは有料ですので導入コストも考えておきましょう。

③ レポートツール

レポートツールとは、各種データを取り込んで集計・分類・抽出などを行い、表やグラフを用いてビジュアライズされたレポートとして出力できるソフトウェアです。これも様々な製品が公開されており、レポート作成機能だけにとどまらない多機能なツールもあります。またBIツールと同様ほとんどのレポートツールは有料です。

レポート自動化ツール導入にかかるコスト

レポート作成を自動化するための様々な手法についてご説明しましたが、レポートツールやRPA、BIツールなどのソフトウェアは、ほとんどの場合有料となります。便利だからこそ相応のコストがかかるということです。
ツールの機能性やキャパシティによって価格は違ってきますが、必要のない機能がたくさん付いていて高額なのは意味がありません。皆様が職場で使うにあたってツールに求める役割を踏まえて、適切な価格帯の製品を選びたいところです。

なお当コラムでは、レポート自動化ツールにどの程度まで投資しても良いか、その判断の目安について過去記事で取り上げています。レポートツールの選び方に関する詳しいアドバイスもありますので、ぜひご参考になさってください。

アドレポでレポート自動化を強力に推進

最後に私たちが開発しているレポート自動化ツール「アドレポ」についてご紹介させていただきます。
アドレポは、Web運用型広告のレポーティングに特化したレポート自動化ツールです。簡単な初期設定で、複数の広告媒体とのAPI連携により運用データを自動的に取得・集計し、分かりやすいレポートとして出力してくれます。運用担当者は、「あちこちの媒体から手動でデータを落とし、コピーペーストして表にまとめて…」といった煩瑣な作業から解放され、業務効率化に関する様々なニーズを一気に解決してくれます。

アドレポの強み

アドレポが他のレポートツールと比べて優れている点をいくつかピックアップしてご紹介します。

① 国内最大級の対応媒体数

アドレポは国内最大級の20社以上の広告媒体と連携できます。運用媒体が多様であるほど、広告展開のバリエーションが増え、より幅広いターゲットに効果的なマーケティングを行えます。同時に、それらの媒体の運用データを余さずレポーティングできるツールも必要不可欠であり、アドレポがお役に立てるでしょう。

② カスタマイズ性の高さ

アドレポは標準機能として豊富なレポートテンプレートを備えていますが、さらにレポートのカスタマイズの自由度が非常に高いのも特徴です。手動作成時に使っていた書式をそのまま引き継ぐこともできます。
テンプレートの豊富さを売りにしたツールは多数ありますが、それでも自分が作りたい形にぴったり合致したテンプレートというのはなかなか無いもの。アドレポなら細かいカスタマイズによってニーズに合ったレポート作成が可能です。

③ 強力なサポート体制

アドレポはオンボーディング支援に力を入れており、運用者に寄り添った丁寧なサポート体制が多数のクライアント様から高い評価を頂いています。
レポートツールによって成し遂げたい目標・ご要望についてのヒアリングに始まり、基本設定から運用定着まで専門スタッフが緻密にサポート。ツール利用に不慣れな方にも最適なレポーティングを行えるよう共に歩んでまいります。

アドレポならこんなことも自動化できる

アドレポの主力機能は「Web広告レポート作成の自動化」ですが、実はそれ以外にも自動化できる業務があります。いずれも広告運用業務の効率化・生産性向上に大きく役立つものですので、代理店様には広告運用のPDCAに注力していただくためにもぜひご活用ください。

① 予算管理業務

Web広告代理店にとって、運用成果と同じくらい気を配っておかねばならないのが、クライアントから預かった広告予算の管理です。担当する広告アカウントが増えてくるほど、その全てに目を行き届かせるのが大変になってきます。
アドレポの「予算管理画面」では、広告主のアカウントごとに配信実績や予算の消化額、消化率などを一覧表示できます。異なる媒体のデータも一元管理が可能。さらに予算消化の進捗や着地予測が一目で分かるので、予算を超過したり余らせたりするミスを防止します。予算管理シートの自動作成も可能です。
※ 詳しくはこちらの記事をご覧ください。

② 請求業務

一般的に、Web広告の運用手数料は消化した広告費に応じて算出されますが、広告費は広告表示やクリック毎に随時発生するため、締め日のタイミングにならないと請求額が確定しません。また手数料率もクライアントによって異なることが多く、Web広告運用は請求金額の管理が非常に難しいといわれるのです。
アドレポなら、対象期間やキャンペーンなどご希望の条件にあわせて広告費の自動集計・出力が簡単に行えます。コストのグロス率の「外掛け・内掛け」も設定可能。さらに広告費用の集計結果はGoogleスプレッドシートに自動出力が可能です。
※ 詳しくはこちらの記事をご覧ください。

参考
レポート設定概要
【旧画面】定期的に自動でレポートを作成できますか？

まとめ

今回は「レポートの自動作成」について解説してまいりました。レポート作成の自動化に様々なメリットがあることはご理解いただけたかと思いますが、だからといって一朝一夕に自動化へのシフトチェンジができるわけではありません。まずは職場環境のニーズを把握し、従来の業務フローも尊重した上で、自動化にかかるコストと費用対効果を十分に検証した上で取り組むのが理想でしょう。
また、ここにご紹介したようにレポート自動化の手段は多種多様ですが、Web広告運用レポートの自動作成に関してはぜひ弊社のアドレポをご検討いただければと思います。今回取り上げられなかった機能も多数ございますので、ご関心のある方はぜひ詳しい資料（無料）をダウンロードしてください。