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Web広告運用にも使える?近年話題の業務効率化ツール「RPA」の特徴を徹底解説!

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インターネット広告は今や、日本の広告市場で最大規模のシェアを誇る広告媒体です。ひとたびパソコンやスマホを開けば、利用者に最適化された様々な形態のWeb広告が24時間ひっきりなしに飛び込んできます。
このWeb広告の配信・運用に関わる業務を日々行う広告代理店の担当者は、まさに多忙の極み。どの方に話を聞いても、マルチタスクが常態化し部署内の大きな課題となっているようです。
ところで、こうしたWeb広告運用などのオフィスワークを省力化し、現場の生産性を高めるツールとして近年注目されている「RPA」というものをご存じでしょうか?今回はこのRPAについて詳しく解説いたしましょう。

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RPAとは

RPAという言葉は「ロボティック・プロセス・オートメーション(Robotic Process Automation)」の略で、「ロボットによる業務自動化の仕組み」といった意味になります。これまで人間がパソコン上で行っていた様々な作業を代行するソフトウェア・システムの総称です。

ロボットによる自動化と聞くと、製造業の現場で広く使われている「産業用ロボット」が思い浮かびますが、産業用ロボットは工場での搬送・加工・組立・洗浄といった、人が手足を使う物理的な作業や重労働を代行してくれるのに対し、RPAは、マウスクリックやキーボード入力、アプリケーションの起動など、人がパソコン上で行う操作・作業を代行してくれるもの、と考えれば理解しやすいかと思います。

必要な作業内容や処理手順をRPAに登録しておくことで、人が行うのと同じように登録した操作を実行します。複数のアプリケーションにまたがった操作も可能。それまで人手と時間をかけていた作業を、ツールがオートマチックにこなしてくれるのです。
具体的には、例えば次のような作業の自動化が可能になります。

  • Excelワークシートやデータベースへのデータ入力
  • 競合他社の情報をウェブサイトから定期的に自動抽出
  • 経費処理や発注・納品処理におけるルーチン業務
  • 定型メールの自動作成と送信
  • 顧客情報の照会やデータベースへの反映

なおRPAで自動化できる業務は、基本的には定型的な反復処理に限られます。イレギュラーな事象に対して自ら最適解を判断して行動することはできません。(「自ら最適解を判断」するのはAIの領域になります)

RPAが注目を集めている背景

「RPA」というものに注目が集まりだしたのは、欧米諸国では2015年頃、日本では少し遅れて2016年頃といわれています。RPAと同じようにPC上の作業を自動化させるツールはもっと前から存在していましたが、なぜここにきてRPAの注目度が高まっているのかというと、日本の「少子高齢化問題」が背景にあります。

ご存じの通り、日本の少子高齢化はすでに非常に深刻な状況にあります。国の統計によると、日本の人口は2008年をピークに減少を続けており、「生産年齢人口」と呼ばれる15~64歳の割合も1992年をピークに現在まで減少を続けています。日本企業の労働力を支える人たちが、今後確実に減っていくわけです。
一方で高齢化率(65歳以上の人口割合)は上昇を続け、2060年には国民の約2.5人に1人が65歳以上の高齢者になる見込み。少なくとも労働力の獲得という点から見れば、日本の将来は非常に暗く不安なものと言わざるを得ません。
このような状況で必要なのは、働き手を増やす努力と共に、少ない人手でより効率的に業務を行い生産性を高める施策です。その可能性を秘めたテクノロジーこそがRPAだというわけです。

さらに現在は、国が各企業に対して「働き方改革」を推奨しています。働き方改革とは、働く方々が個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を自分で「選択」できるようにするための改革です。
これを推進するものとして、時間外労働の上限規制や年次有給休暇の時季指定などの法改正がすでに行われており、企業としては労働時間をいたずらに費やすことなく生産性・競争力を維持あるいは高めるための取り組みを余儀なくされている状況です。そうした取り組みの一つに事業のDX化やRPA導入があり、業務改善の切り札として期待されています。

ちなみにマーケティング・リサーチ業務を行うMM総研の調査によると、年収50億円以上の企業におけるRPA導入率は2017~18年に大きく拡大し、202年1月現在の導入率は37%、2022年度までの導入率は50%と予測されています。年商50億円未満の企業においては202年1月現在で10%、2022年度までに28%との予測です。
企業規模による差異はあるものの、RPA導入に踏み切っている企業は増え続けているといえます。

RPA導入のメリット

RPAの導入が各企業で広がっているのは、先にご説明した社会的背景だけでなく、投資に見合う導入メリットが大きいからです。企業がRPAを導入する主なメリットをご紹介します。

業務効率化・生産性の向上

RPAは設定したルーチンワークを確実に休みなくこなしてくれます。作業は自動的に行われ基本的に人手をかける必要がないため、従業員の手作業を削減でき企業全体としての業務効率化につながります。
さらに、それまで単純作業に割いていた時間や人手を、より優先度の高い業務、より創造性な業務、付加価値の高い業務にあてることができます。特に広告代理店のようにマルチタスクが常態化している職場では導入による改善効果は高いでしょう。

ミスの防止

人間が行う作業には、どんな単純作業であれ必ずヒューマンエラーのリスクが伴います。むしろ単純なルーチンワークのほうが、メリハリのないぶんミスが起きやすいかもしれませんね。
これに対してRPAは、「プログラミングした操作や手順を決まったルーチンで実行する」という点においてミスは起きません。データ入力ミスによるトラブルやメール送信ミスによる情報漏えいなどの人為的な問題を防げます。

人件費の削減

RPAの導入によって、それまで人間が行っていた作業を代行させられるため企業としては限られた人的リソースを有効活用でき、人件費の削減にもつながります。
またRPAが「24時間休みなく稼働できる」という点は、生身の人間にはない大きな長所です。システムトラブルさえなければ、朝も昼も夜中もRPAは寝ずに働いてくれることから、RPAやAIのようなソフトウェアをデジタルレイバー(仮想知的労働者)とも呼びます。

誰でも操作できる

誰にでも扱えるハードルの低さもRPAのメリットです。ほとんどのRPAツールでは、ロボットの設計を行うのにプログラミングの専門知識は必要なく、分かりやすいインターフェースで感覚的な操作ができるようになっています。
外部のオペレーターしか扱えないような複雑な業務システムだと、社内で業務フローやルールの変更が生じた際に対応が大変ですが、RPAでは現場レベルで迅速な対応が可能です。

RPAの種類

現在RPAツールは多種多様な製品が公開・販売されていますが、大別すると「サーバ型」「デスクトップ型」「クラウド型」の3種類になります。これらはRPAの機能の違いというよりも、RPAが働く環境の違いによって分類されるものです。それぞれの特徴を把握して自社の業務体系に適した製品をお選びください。

デスクトップ型

個人のパソコン内にソフトウェアをインストールするタイプのRPAです。
1台のPC上でシステム構築が完結し、デスクトップ上のコンパクトな作業から自動化できるため導入のハードルが低く、全社的にRPAを導入する前のスモールスタートに向いています。ライセンス料も比較的安価です。
RPAのパフォーマンスがクライアントのPCに依存してしまう点や、個人レベルで容易に管理できるぶん属人化しやすい傾向にあるのがデメリットです。

デスクトップ型が適するケース

  • 社員個々のPCで小規模な作業自動化を行う場合
  • 本格的なRPA導入の前にトライアルとして導入したい場合

サーバー型

自社のサーバー内にRPAを構築するタイプの製品です。
サーバー上で動作するため社内の複数のパソコンを一括管理でき、RPAを組織横断的に導入・活用したい場合に向いています。またデスクトップ型のように個々のPCのスペックに依存されることがなく、外部からの不正アクセスや情報漏えいに対するセキュリティ面でも優れています。
その反面、自社サーバーの環境設定やRPAの導入・開発にある程度のスキルが必要となり、初期費用や運用コストもデスクトップ型より高額になりがちです。

サーバー型が適するケース

  • 比較的大規模な組織で全社的にRPAを導入する場合
  • 機密情報のセキュリティ性を特に重視する場合

クラウド型

ベンダーのクラウドサーバー内にRPAを構築するタイプの製品です。
自社でサーバー環境の構築やソフトウェアのインストールをしなくてもよいため、導入の手間や費用の負担が少ないというメリットがあります。システムの運用や保守・アップデートもベンダー側で行われます。
ただし基本的にはWEBブラウザ上で作業するものを自動化するRPAですので、クラウド上で利用しないアプリケーションやファイルの操作には適しません。

クラウド型が適するケース

  • クラウド上の作業を自動化したい場合
  • 導入費用や運用の手間をなるべく抑えたい場合

RPAとマクロとの違い

RPAはPC作業の自動化によって業務効率化をはかるツールだとここまでご説明してきましたが、これを読んだ方の中には「自動化ならExcelのマクロと同じじゃないの?」と思われた方もいると思います。

マクロとは、ExcelをはじめとしたMicrosoft Officeアプリケーションにおいて様々な作業を制御するためのプログラムです。VBA(Visual Basic for Applications)という言語で構成されています。
マクロを構築すれば、Excelでの複雑な計算や事務処理、他のOffice製品との連携やWebサイトからのデータ取り込みなど多様な作業を自動化でき、実際に業務効率化のためにExcelマクロを活用されている企業様も少なくないと思います。「わざわざお金をかけてRPAを使わなくても…」と考えても不思議ではありません。

RPAとマクロは、パソコン上の作業を自動化できるという点は共通していますが、違いも多々あります。ここでは、RPAとマクロとの違いについて主なものを簡単にまとめます。

自動化できる領域

マクロおよびVBAはMicrosoft Officeの拡張機能ですので、基本的にはマイクロソフトが提供するアプリケーションやブラウザでしか利用できません。
RPAにはこうした制限はなく、パソコン上で扱えるソフトウェアであれば自動化の対象となります。すでに社内で利用されている商品管理システムや顧客管理システムでの定型業務にも対応できます。

利用時の必要スキル

マクロを構築するためには、上述のVBAの習得が必要不可欠です。ごく簡単なプログラムであればコピペや浅い知識でも対応できますが、自社の業務内容に合うようカスタマイズしたり、マクロに不具合が起きた時のメンテナンスにはVBAの知識が必須となります。
一方、多くのRPAでは特別のプログラミング知識がなくても利用できます。管理画面上での比較的簡単な操作で自動化させたい作業を設定できます。RPAベンダーによるサポートも助けとなるでしょう。

費用

マクロおよびVBAはMicrosoft Office製品にもともと備わっている機能です。ExcelやOfficeを使える環境であれば、マクロの利用にあたり追加料金などは発生しません。ただしマクロの開発を外部業者に依頼する場合は、相応の外注費用がかかります。
RPAについては、デスクトップ型・サーバー型・クラウド型いずれの形態においても基本的に有料です。無料で利用できるRPAツールもなくはないですが、使いやすさやサポート面で有料のツールには劣ります。

処理速度

マクロの処理速度は、ExcelやOfficeをインストールしているパソコンの処理能力に大きく左右されます。当然スペックが高いほど処理速度は速く、低いほど遅くなります。複数のPC作業を同時に行う場合もマクロ処理が重くなる可能性があります。
RPAについては、パソコンにインストールして使うデスクトップ型は上記と同じ問題がありますが、サーバー型・クラウド型についてはPCのスペックにあまり依存しません。

RPAはWeb広告業界でも様々な活用ができる!

本コラムをご覧の方々にはWeb広告業界にお勤めの方や、ご自身でWeb広告の運用を手掛けている方が多いかと思います。
本稿はここまでRPAというツールの総論的な特徴や導入メリットをご紹介してきましたが、もちろんWeb広告運用の現場でもRPAは大活躍。様々な業務の自動化により効率化をはかることができます。
具体的には、RPAの活用により次のような業務改善が可能です。実際にこうした運用業務をRPAで自動化することによって、部署全体で数百時間もの作業時間削減を実現したという企業もあります。

広告レポートの作成

Google・Yahoo!など広告媒体の管理画面にログイン後、自動的に運用成果の数値データを取得。さらにあらかじめ設定していたカスタムレポートをダウンロードし、必要な情報を所定のGoogleスプレッドシートに貼り付けるまでの作業を自動化します。
広告レポートは運用上必須となる大切な資料ですが、手作業での作成は煩瑣で時間がかかります。RPAによる自動化で業務時間の大幅な短縮が期待できます。

競合他社の調査

クライアントの競合となる複数企業のウェブサイトや、重要なキーワードでの検索結果のキャプチャを定期的に自動取得して所定のフォルダに保存することができます。
これにより競合他社の動向やウェブ上のトレンドを定点観測し、運用型広告の戦略を策定するための参考にできます。

予算進捗の確認

広告媒体の管理画面にログイン後、運用中の各キャンペーンの予算消費に関する数値データを自動でダウンロード。データを転記したファイルを関係者にメール送信して予算の進捗状況を共有・確認します。
リアルタイムに変動する消費コストを把握することで、予算の超過や、逆に想定通り予算消化(広告配信)がされず機会損失を生むなどのミスを防ぎます。

「広告レポートの自動作成」に最適なツールは?

前章でも触れましたが、Web広告運用を行う上で欠かせない重要なタスクの一つに「広告レポート作成」があります。
広告レポートとは、Web広告を一定期間運用して得られた各種指標の数値を、様々な角度から整理して表やグラフにまとめると共に、その情報をもとに広告運用の成否や目標達成に向けての考察をレポートするものです。

広告レポートの作成は、実際にやったことのある方ならお分かりかと思いますが、非常に手間がかかります。複数の広告媒体のダッシュボードを開き、運用データを取得してExcelシートに貼り付けて、必要な計算や処理をしてグラフや表を作り、考察・分析のテキスト作成…。担当アカウントが増えると、それこそ他の仕事に手が回らなくなるほど。運用担当者の皆様も、少なからずお悩みではないでしょうか。

先ほど、この煩瑣なレポート作成業務をRPAにより省力化した事例をご紹介しましたが、実はもう一つ、レポート作成業務の効率を高める手段があります。それが「広告レポート自動化ツール」です。
広告レポート自動化ツールとは、Web広告の運用データ抽出やレポート作成を自動的に行ってくれるソフトウェアのことで、私たちがご提供している「アドレポ」も、数あるレポート自動化ツールの一つです。

広告レポートの自動作成におけるRPAのメリット

当社でもお客様から、RPAとレポート自動化ツールのどちらを使えば良いかとご相談いただくケースがあります。それぞれに特色があるため一概に答えは出せませんが、当社が様々なツールやRPAを見てきた中で、「広告レポート作成業務の自動化」という目的を考えた場合にRPAを使うメリットは次の2点です。

自動化できる対象が広い

既述の通り、RPAはパソコン上でのマウス・キーボードの操作を記憶させ自動化させられるツールです。そのため基本的には全ての広告媒体において、手動によるデータ取得と同じ操作をRPAにさせれば自動的に運用データを取得できます。
一方、レポート自動化ツールは広告媒体とのAPI連携により運用データを取得するため、ツールによって非対応の広告媒体もあります。

データ取得後の作業も自動化が可能

広告データを媒体から取得する以外の作業(取得した運用データをスプレッドシートに記入するなど)もRPAで自動化できます。サードベンダーのツールを併用したり、広告媒体以外のデータを扱うこともできるのでレポート作成の効率化につながります。

レポート自動化ツールのメリット

私たちがご提供しているレポート自動化ツール「アドレポ」は、Web広告運用業務の効率化や生産性向上を実現するソリューションとして、おかげさまで多数の企業様に導入していただいています。ここでは、アドレポをはじめとする広告レポート自動化ツールの、RPAツールと比較してのメリットをまとめました。
なお、ここにあげたメリットはすべてのレポート自動化ツールで該当するとは限りませんのでご了承ください。

初期設定工数が少ない

レポート自動化ツールの多くは、各広告媒体での運用成果を示す指標データをAPIで自動取得します。ユーザーは簡単な初期設定を行えばすぐに広告データの取得やレポート作成が可能です。
これに対して、RPAは難解なプログラミングの必要こそありませんが、データ取得に必要な所定の操作を自動化させるために、初期設定に相応の工数が必要です。またRPAによっては若干のプログラミング知識がないとスムーズに設定できないものもあります。

費用が安い

企業がシステムやツールの導入を検討する上で、利用コストの安さというのは重要なポイントの一つです。
RPAは、広く利用されつつある近年こそ価格帯の低い製品が出てきていますが、全体の傾向としては各種レポート自動化ツールのほうが料金は抑えられています。
ちなみにアドレポの利用料金は初期費用無料、基本料金として月額3万円からと比較的リーズナブルな設定です。

メンテナンスの手間が不要

多くのRPAでは、各広告媒体の管理画面のフォーマットに合わせて必要な命令や操作を設定します。そのため媒体の仕様や管理画面のUIが変更されると、追従してRPA側の設定も変更しなければなりません。
広告媒体とのAPI連携でデータ取得するレポート自動化ツールの場合、最初に連携設定をしてしまえば、その後は基本的にユーザー側での設定変更は必要ありません。広告媒体の仕様変更にもツールベンダーが対応してくれます。

専用PCが不要

大部分のレポート自動化ツールはWEBブラウザ上で稼働するため、バックグラウンドでデータ取得やレポート作成をさせつつ同じPCで他の作業を同時並行させるのも難しくありません。
一方、個々のPCにインストールするディスプレイ型のRPAツールだと、ツール稼働時はそのパソコンがツールの作業に占有されてしまうため、専用のクライアントPCを用意しないと全体の業務に支障をきたします。

レポート作成に便利な機能

レポート自動化ツールはその名の通り「広告レポート作成」に特化したツールです。豊富なレポートテンプレートや予算管理機能など、ツールによってレポート作成に便利な様々な機能が備わっており、初心者でも使いやすいのが特徴です。
RPAは汎用性に優れているぶん広告レポート作成に特段有用な機能を持っているわけではありません。

「RPA+アドレポ」でレポート作成をより便利に

すでにアドレポを導入されている企業様の中には、「アドレポ非対応の媒体(スマートニュースなど)のデータも含めたレポートを自動作成したい」というニーズもあるかと思います。これはアドレポ単体での実現は難しいのですが、RPAツールを併用すれば可能です。

アドレポは、標準機能でCSVファイルのアップロードによるレポート作成にも対応しています。またほとんどの広告媒体では運用データのCSVファイルをエクスポートできますので、「媒体からのCSV取り込み→アドレポへのアップロード」の一連の作業をRPAに設定すれば、ASP連携できない広告媒体のデータを含めたレポート作成を自動化できるのです。

もちろん複数のツールを併用すれば利用料金も増えるため費用対効果を考える必要はありますが、冒頭にあげたようなご要望をお持ちの方や、他業務ですでにRPAツールを導入していて新たにインハウスでのWeb広告運用を検討されている方には有効な選択肢だと考えます。

まとめ

今回はRPAとは何か?について詳しく掘り下げると共に、Web広告運用の業務効率化におけるRPAとレポート自動化ツールの比較をしてみました。
RPAは幅広いPC業務を自動化・省力化できる一方、「餅は餅屋」というように、広告レポート作成に限っては基本的にレポート自動化ツールを選ばれるのが良いと考えます。もちろん作業内容や企業フェーズによってケースバイケースですので、自社にはどちらが適しているか判断がつかない場合は、ベンダーに問い合わせてみるのも良いでしょう。
いずれにせよ今後の社会情勢を考えると、どの業種業態においてもIT化やオートメーション化による業務環境の改善は急務といえます。「この作業は人がやらねば」といった固定概念を捨て、RPAやレポート自動化ツールの導入をぜひご検討ください。

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