アドレポ導入で広告レポーティングの時間を約半分に短縮。難解な手動作成が不要になり新人教育の大幅な効率化など副次的効果も

株式会社basezero様は、WEBマーケティング事業などを手掛ける大阪市のIT企業です。
「あくなきボーダーレスマーケティングカンパニー」という企業ビジョンのもと、豊富なマーケティング支援の実績をもとに柔軟なソリューションでクライアントの課題に合わせた施策を提供しています。集客コンサルティングやクリエイティブ、Web広告運用など、課題解決に必要な業務を一気通貫で対応できるのが同社の強みです。
さらに自社メディア運営、海外でのマーケティング支援、美容商材の商品開発など多角的な事業展開を行っています。
今回は、同社のWeb広告代理事業で活躍される鎌田様と新川様から、アドレポ導入の経緯や導入効果などについてお話をうかがいました。

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本日はよろしくお願いいたします。まずは貴社の事業内容などについて簡単にお教えください。

鎌田様 ：

弊社はインターネットの広告代理業がメインで、他にはサブ的にメディア事業や新規事業で商品開発などをやっております。

鎌田様と新川様は、社内ではどういった業務をご担当されていますか。

鎌田様 ：

僕は広告代理事業の責任者をしておりまして、一般的なWeb広告の代理店業務、クライアントワークを行っています。新川はオペレーションチームのリーダーをやっていて、クライアントワークにひもづくレポート作成や入稿作業など事務的な作業が中心となっています。

新川様 ：

社内体制としては、クライアントワークに携わっているのが3名、オペレーション部門が2名という構成です。

広告レポートへの不満をクライアントから聞かされ…レポーティングの質を高めるべくツール導入へ

貴社でアドレポにご興味を持っていただいたきっかけや、ご導入前の課題についてお教えいただけるでしょうか。

鎌田様 ：

レポートツールの導入を考えたきっかけは、以前に弊社で取引していたクライアントさんから、フィードバックに「広告レポートの項目が物足りない」といったお声を頂いたことです。
当時はレポートを手動作成していて、当方で必要性が少ないと思った項目はレポート内容から外していたんですが、後で聞くと「こういうところを実は見たかったんだ」と。それで、広告レポートの質をより良くしよう、レポートツールを使いながらサービスレベルを上げていきたいよね、というところでレポートツールを探すようになりました。そこで御社のアドレポにたどり着いたというところです。

ありがとうございます！それにしても、お客様からのフィードバックに対して迅速に改善されているのはすごいなとシンプルに思いました。

鎌田様 ：

大きい会社と違って、基本的に弊社は少人数でやっているので、そういうのはなるべく早くやれたほうが良いと考えています。

ツールによるレポート業務の効率化という狙いはありましたか？

鎌田様 ：

当時はスプレッドシートやExcelに関数をいっぱい組み込んでデータを引っ張ってくるような作り方をしていたので、ファイルも重たくて、使っていると動かなくなることもありました。

また各媒体の管理画面にそのつどログインしなきゃいけないので、新しく入社した人に「この媒体のID・パスワードはこれで、これは…」などと教えたりするのが非効率でした。PC未経験のスタッフに関数とかEccelの使い方を相当覚えてもらったりしていて、運用してから使いこなすまでに時間がかかるのが課題になっていました。それを何とかしたいというのはずっとありましたね。

レポーティング作業が属人化されてしまうということですね。そうした問題がある中で、レポートツールをいくつか比較され、最終的にアドレポを選んでいただいた決め手は何かありますか？

鎌田様 ：

弊社で取り扱っている広告媒体がちゃんとカバーされているかを最優先で見ていました。確か当時は御社とatomさんを検討していて、僕らが使っている媒体がatomには入っていなくてアドレポには入っていた。それで貴社に決めたんだと思います。
あとは広告画像をレポートに引っ張れるというところも大きな理由です。当時はそこにも結構魅力を感じていましたね。

定期レポーティングだけでなく、イレギュラーのレポート作成依頼にも柔軟に対応できるのがうれしい

次にアドレポのご利用方法についておうかがいいたします。先ほどWeb広告部門のメンバーについてお聞きしましたが、その中でもアドレポをどのような体制で使われているでしょうか。

鎌田様 ：

レポートテンプレートに関しては、まず僕が「こういうレポートが欲しい」というのをある程度考えて、新川のほうで実際の設定をやってもらうという形が今の業務フローです。あともう1名、レポート作成部門にいるスタッフが一番手を動かしてやっています。

新川様 ：

基本的にはオペレーションチームがアドレポを触っている感じですね。鎌田のほうはどちらかというと営業寄りのクライアントワークをやっています。分業というほど大それたものではないですが。

ありがとうございます。クライアントへのレポート提出はどのくらいの頻度でされていますか？

鎌田様 ：

レポートの内容によりますが、基本的にはデイリーで更新しているものと、月次のものがありますね。たまにイレギュラーで週次で作るものがあったりして、ケースバイケースでスポットのレポート出力にもアドレポを使っています。だいたい9割がたがデイリーと月次のもの、1割くらいがイレギュラーなものという感じです。

イレギュラーのレポート作成は手動でやってしまうという方が多いんですが、貴社ではアドレポを使っていただいているということで、大変うれしく思います。その場合、レポート期間はどのくらいになりますか？

鎌田様 ：

例えばスポットで1週間とか2週間しか掲載しない案件も結構あって、そういうのはその期間だけのレポートを出します。また毎月運用作ってるんだけど「ちょっと報告用にこれだけ下さい」「この期間のレポートが見たい」というのもあります。

新川様 ：

お客様に急に言われても他の業務が詰まっていたりすると焦るものですが、アドレポだと機械的に作れるので助かっています。

ありがとうございます！ちなみに今、貴社ではアドレポを日々何時間くらい使われていますか？月次レポートやデイリーレポートの作成に実際に操作時間どのくらいになりますか？

新川様 ：

アドレポを使うのは、1つのレポートを出してくるのに5分くらいでしょうか。

鎌田様 ：

すでにアドレポに設定済みのものはそんなにいじらないですからね。
あと新川にはレポートの体裁を整える作業もけっこうしてもらっていて、それこそアドレポではちょっとカバーできていない、楽天など他媒体のレポートの貼り付けとか、それは結構時間がかかりますよね。

新川様 ：

それを含めると、1クライアントのレポート作成にだいたい1時間くらいだと思います。

アドレポで対応していない媒体のレポーティングではどんな作業が発生しているか、お教えいただけるでしょうか。

新川様 ：

基本的には関数に紐づくデータを管理画面から落として、テンプレートに張り付けてというのが多くて、あとはレポートデータの並び替えとか、広告画像の貼り付けとかをやっています。

対応媒体に関しては以前にもご要望を頂いていましたので、弊社としましても順次アップデートさせていただきたいと思います。

簡単・迅速なレポート作成が可能になり、新入社員育成へのリソースを大幅に効率化できた

実際にアドレポを使っていただいてからの導入効果についてお聞かせください。

鎌田様 ：

工数的には、きちんと数字を取ったわけではありませんが、おそらく導入前と比べるとレポート1つ作るのに50％くらい時間を削減できていると思います。

それと数字で出せない効果でいうと、新しいスタッフに、関数や媒体操作といったレポートの作成方法について教える時間が大幅に削除できた点が大きいです。
sumifやvlookupも全く分からない状態の大学生を採用すると、まず関数を覚える、次にCPAの計算方法を覚える、Google広告の管理画面を触れるようになる、次はYahooやFacebook…といった具合に、導入段階から一つ一つ覚えなければいけないことが非常に多くありました。実際、それが原因で入社初日でやめちゃった人とかもいましたし（笑）ハードルはちょっと高かったかなと初期の頃は思いますね。

それがアドレポ導入後は、初歩的なレポート作成くらいはすぐできるようになっています。これは数字では表せないですが、弊社としてはとても助かっているところです。
もちろん色々覚えてもらいたいことはありますし、時間とともにある程度勉強していってくれるんですが、覚えないと仕事できないという状況ではありません。特に最初の1～2ヶ月でのハードルはかなり下がりました。採用後の生産性はかなり上がったと思います。

ありがとうございます！レポーティング以外にも副次的に、社員教育という面でアドレポがお役立ちできているようでうれしいです。

鎌田様 ：

むしろそっちの効果のほうが大きいかもしれないですね。実は新川はちょうどアドレポを導入してから入社しているんですが、基本的にパソコンをあまり必要としない業種から入ってきているんです。

新川様 ：

そうですね、当時はExcelの関数とかも全く触ったことがなかったので…。

Web業界ではない業種から転職されて、そこで初めてアドレポを使われた時のハードルはありましたか？

新川様 ：

最初は、設定の仕方が少し分からなかったりして手こずった部分はあったんですが、それも慣れれば、どこの設定が間違えているのかもすぐ分かるようになりました。難しい仕様では全くないので、とても使いやすいなと思います。

あと先ほどのお話では、レポートツール導入のきっかけが「広告レポートの質を上げる」というものだったかと思いますが、実際にアドレポをご導入いただいた後、レポートの質・レベルに関してクライアントから得られたフィードバックがあればお聞かせください。

鎌田様 ：

顧客から直接フィードバックを頂いたわけではありませんが、グラフィック別や時間別といった「ちょっと知りたい」という程度のイレギュラーなレポートでも、アドレポなら美しいレポートがパッと簡単に出せるので、そこはツール導入による質面の向上と感じています。
キャンペーン別や日別といったオーソドックスなものでなくても、リクエストがあればいつでも臨機応変に出せるようになりましたね。

業務効率化で生まれたリソースは新規事業や個々のスキルアップに

アドレポ導入に伴う省力化・効率化によって確保された時間的なリソースは、どのように活用されているでしょうか。今までできなかった取り組みに注力できるようなった、といった事例があればお教えください。

鎌田様 ：

そうですね、レポーティングに直接関連するところでいうと、工数削減によってレポートの数値チェックや画像チェックに割く時間が増えたので、結果的にレポートのミスがだいぶ減ったかなと思います。

新川様 ：

私のほうでは、これまでレポート作成をメイン業務としていたのが、業務範囲をかなり広げられています。SNSをやったり新規事業に関する作業を手掛けたり、スキル的にも色々なことができるようになったというのはありますね。

鎌田様 ：

レポートを作って終わりだったのが、新しい事業にアサインできるようになって。一人一人の業務幅が広がったという形ですね。そういう意味ではかなりポジティブな動きになってきています。

ありがとうございます。最後になりますが、アドレポをご利用いただいてのご感想やご要望などはございますか？

新川様 ：

シンプルな感想ですが、アドレポによってレポート業務をものすごく工数を短縮できましたし、作業も簡略化できています。とても良いツールだと思います。
要望としては、やっぱりまだ対応していない楽天とかなどの媒体についても連携できるようになったらいいなというところです。

鎌田様 ：

あと少し話が変わりますが、広告レポートのテンプレートみたいなものを、他社さんがどうしているのかというのが結構気になっています。例えば、レスポンシブ検索広告はこういうフォーマットにしたら見やすかった、みたいな。
そういった情報が分かればすごく助かるんですが、それを僕らが知るのはなかなか難しいので、今後御社のポジションでそういった情報をナレッジ的に頂けると、すごくうれしいなと思いますね。

そういった新しい取り組みもやっていければと思います。本日は色々なお話をお伺いできて、大変貴重な時間となりました。誠にありがとうございました！

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レポートツールの導入効果として、広告代理店様で最も多く聞かれるのは「レポート業務の工数削減」ですが、今回取材したbasezero様では、これに加えて「イレギュラーな顧客要望への対応」「社員教育の効率化」といった、他ではあまり見られない導入メリットをあげていただきました。小回りの利く柔軟な組織ならではの視点でご評価いただいているのを大変うれしく思います。
今後もアドレポが、様々な規模・業態の広告代理店様のお役に立てるよう開発を続けてまいります。