レポーティングから予算管理まで広告運用業務全般にアドレポを活用して業務効率化、最大90％の工数削減を実現

株式会社Shift様は、運用型広告事業を中心としたデジタルマーケティング専門会社です。コンサルティング・運用型広告・クラウドワーカーの3事業部が三位一体となってクライアントのお悩みや問題点を明確にし、高い運用力と緻密なサポートで課題解決のゴールに向かって共に歩んでいくというスタイルを信条とされています。
今回は運用型広告事業部テクニカルマネージャーの釜様に、アドレポ導入の経緯や現在のご活用状況などについてお話をうかがいました。

本日はよろしくお願いいたします。最初に、貴社の事業内容につきまして簡単にお教えいただけるでしょうか。

釜様 ：

弊社の主な事業はWeb広告運用の代理店業です。お客様のアカウントを運用して、売上の最大化や認知拡大を進められるように取り組んでおります。
事業規模としては広告代理店業が売上のほとんどを占めていますが、最近ではインスタなどのSNS運用だったり、indeedに広告出稿していたり、というのも一部あります。

広告代理店様にもそれぞれ特色があられる中で、貴社の特徴といいますか他社との差別化といった部分はいかがでしょうか。

釜様 ：

恥ずかしながら明確な特色といえる特色、「こういう仕組みが他社と違う」といったものはお出しできないんですが、あえて言うならば「かゆいところに手が届く」お客様を細やかに総合的にサポートさせていただいている面だと思います。

弊社はこれまで、既存のお客様からご紹介いただく形で案件を増やしてきまして、その積み重ねで事業を広げてきました。
その際にどういう点をご評価いただいてきたかというと、やはり私たちがお客様のちょっとした改善点を見出して、こちらですぐに対応するという、親切な、ある意味「おせっかい」ともいえる手厚いサポート体制、それが弊社の強みなのかな、と。そのあたりは、弊社で運用しているブログ「となりのフトシくん」にあるお客様事例からもお分かりいただけるかと思います。

ありがとうございます！そういった実績の積み重ねが信頼につながっているんですね。ところで、一口に広告運用といっても様々な業務があるかと思いますが、釜様はどういった領域をご担当されていますか？

釜様 ：

私は運用事業部のマネージャーをしておりまして、全般といえば全般になるんですけど、広告の配信設定から入稿、レポート、広告の改善提案まで幅広く携わっております。事業部としては15、6人くらいのチームになりますが、私はマネージャーとして配下にいるリーダーを見ている形です。

15～16名での運用ということですが、貴社の運用事業部はどこまでのお仕事を担われていますか？例えば広告運用以外にも、営業とか制作にも関わられるケースもあるのでしょうか。

釜様 ：

それは本当に案件によってまちまちですね。お客様が直接運用者とやりとりする形もありますし、多くはありませんが、制作の領域まで入ってやっているケースもありますので。
メイン業務として共通しているのは、広告の配信設定と入稿作業、定期的な進捗確認やレポーティング、総評を含めた報告業務、状況に応じての提案、といったところです。

クライアントごとにご担当者様がいらっしゃって、クライアント様のニーズにあわせて業務が発生するようなイメージですね。

他社のレポートツールを使い始めるも、機能面・コスト面の両方でアドレポが優れていた

次の質問ですが、アドレポに興味を持っていただいたきっかけや、ご導入前の課題についてお聞かせいただけますか。

釜様 ：

弊社でアドレポを利用させてもらっているのは5、6年前からですが、実はアドレポ導入当時のメンバーは在籍していないんです。私が入社したのは導入直後ぐらいなので、その背景とか詳しくは存じないのですが、分かっている範囲でお答えしますね。

もともと弊社では、パートナー企業様からのご紹介がきっかけでアドレポとは別のレポートツールを導入しておりました。その後、レポートツールを本格的に運用に乗せていこうという段階になり、実際どういったものがいいのか、他に使いやすいツールがないか改めて検討しようというので、アドレポもあわせて利用し、比較を始めました。

まず料金面ですが、当時の利用ツールが広告費に対して何％という使用料を支払う料金設定に対し、アドレポはアカウントの従量課金で、弊社が運用する広告費とかを考えると、アドレポの方が安かったんです。加えて使用感も良いということで、最終的はアドレポを全面的に利用するようになりました。

ありがとうございます！使用感とコスト面の両方が決め手になったという背景かと思いますが、使用面でいうとどういった部分でアドレポに魅力を感じていただけたでしょうか。

釜様 ：

今どうかは分かりませんが、当時のツールとの比較で言うと、画像出力が結構手間と言いますか。アドレポだと普通に画像が一覧表示されて出力できると思うんですけど、当時のツールはそういった形式で出しづらかったんです。かなり関数を併用して出力しないといけなかったり、レポートもかなり重くなってしまって、作業を進めづらかったというのがありました。
あとは実際に利用した数名に話を聞くと、最初のレポートの設定の仕方もアドレポのほうがやりやすかったとの声が多かったです。

事前にお伺いしていた話によると、貴社でレポートツールを導入される前は広告レポート作成を外注されていたものの、ミスが多く手直しや修正に時間がかかっていたということですが…。

釜様 ：

そうですね、どうしても人の作業にはミスは発生するものと思いますが、そういったミスや工数のロスを完全になくせないのであれば、きちんとレポートを作れるツールを利用した方がいいよね、というのも背景としてはありました。
あと、緊急にレポートが必要となった場合は、外注先で対応できないので運用者が急ぎ対応するしかないという問題もありました。

確かに私たちも、レポート作成だけ外注されているケースに出会うことがありましたが、往々にしてうまくいかないといいますか、考察を出すのが難しいとか、色々なお声を頂きます。

アドレポとGoogleスプレッドシートを併用して日々の進捗・予算を効率的に管理

続きまして、日々アドレポどのようにご活用いただいているかについて教えていただけるでしょうか。

釜様 ：

利用しているポイントでいいますと、お客様に提出する週次のレポート作成と、社内での分析のためのレポーティング、集計業務にも使っています。
あとはそうですね、日々の進捗管理でしょうか。アドレポで運用データをスプレッドシートに吐き出して、スプレッドシート上で現状の費用対効果を検証したり、ご予算をきちんと使えているか、使いすぎていないかというところを見ています。基本的にご予算を頂いて広告運用することが多いので。

ありがとうございます。進捗管理については毎日見ていらっしゃるかと思うのですが、お客様への週次レポートなどとか分析レポートとかでいいますと、どれくらいの頻度で使われていますか？

釜様 ：

そうですね、弊社の運用で言いますと、週次レポートをお出ししている案件と月次レポートを提出している案件がありまして、全てのアカウントで最低でも月に1回はレポート出力している形です。その中でアカウントの3分の1程度が週間で出しているぐらいだと思います。今、全体でアドレポに登録しているアカウントは70～80件ほどあるでしょうか。

クライアント様向けのレポート、社内の進捗確認・分析用と、かなりのボリュームでアドレポをお使いいただいているかと思います。
クライアント様も多数いらっしゃると思うんですが、レポート設定などはご担当者が各々されているのでしょうか、それともある程度会社がテンプレートを決めて出されているのでしょうか？

釜様 ：

一応弊社としてのテンプレは作成していまして、あとはお客様に合わせて出したい項目を各自で調整している感じになります。

なるほど、ありがとうございます。あと運用分析や予算管理にも使っているということですが、どんな形で使われていますか。

釜様 ：

運用分析については、そこまで細かい分析とは言えないんですけど、クリエイティブごとの動きであったり、新しく追加した広告のパフォーマンスがどう推移しているか、途中で悪くなっていないかとか、あと分かるものに関しては年齢や性別など属性別の違いとか、そういう部分をレポートで見ています。

クライアント様に出す考察などを考える上で、担当者様が色々なデータを引っ張りたいタイミングでアドレポを活用されているという感じでしょうか。

釜様 ：

おっしゃる通りです。
予算管理については、アドレポに備わっている予算管理画面よりもレポート出力のほうを使って行っています。
予算管理は結構細かい粒度で見たいケースも多くて、担当者それぞれに見たい数値が違ってたりするので、予算管理画面よりもレポートのほうが各自調整やカスタマイズがしやすいという点で便利です。

ツール導入により工数90％削減に成功したケースも！空いた時間でさらに運用の改善を図る

アドレポをご導入いただいてから、社内業務にどのような効果がありましたか？

釜様 ：

そうですね、レポーティングもアドレポで完結できるようになってきていますし、進捗管理や予算管理だったり、これまでの運用実績がどうなっているかなどもアドレポを利用すれば結構簡単に見られるようになっていますので、かなり社内でも導入効果は出ていると思っています。

うれしいお言葉、ありがとうございます！もし可能であれば、導入による工数削減などの効果を具体的に教えていただけるでしょうか。

釜様 ：

会社全体としての数値効果は分かりかねますが、あるスタッフから聞いた話だと、以前は1案件の進捗管理に10時間程度かけていたのが、アドレポを利用するようになってから1～2時間で済むようになった、というのはありました。

工数が以前の1～2割に削減できたというイメージですね！ありがとうございます。
複数の案件を持たれているほど大幅な業務効率化につながっているかと思うのですが、工数削減によって生まれた時間は、どのような業務にあてられていますか？

釜様 ：

基本的にはアカウントの改善、より成果を伸ばしていくためにどうしていくかを思案する時間ですね。あとは広告文やクリエイティブ画像を作るのに使えていたり、手が空いたことで新しくご相談いただいている案件にも早く着手できたりします。

幅広くお役立ちできているようで大変うれしく思います。
クリエイティブ画像の作成というところですが、社内で作成していらっしゃるんですか？

釜様 ：

担当者の中には自分で作成している人もいますが、外注で作ってもらうことが多いでしょうか。ある程度のイメージ感だけを「こういう風に改善したい」と伝えて。その改善案を考えるのに、今までは時間が限られていて着手できる限界があったのが、時間ができてそこの幅を広げられた感じですかね。

ありがとうございます。最後に、アドレポをご利用いただいての感想やご要望などありましたら一言頂けるでしょうか。

釜様 ：

はい、アドレポはレポートもすぐに作れますし、広告の進捗管理もしやすくなっていて、私としてはすごく良いツールになっていると思います。
今後への要望も今のところは特にないですが…そうですね、現在利用できない広告媒体、例えばグノシー、Taboola、Apple Search Adsなどいくつかありますので、そのあたりが利用できるようになればいいなと思っております。

ぜひそちらも対応できるよう尽力いたします。今後も開発のロードマップやアップデート内容など、随時情報共有させていただきたいと思いますのでよろしくお願いいたします。本日はご協力ありがとうございました！

Shift様でのアドレポご利用事例について、詳しく聞かせていただきました。釜様にはご自身が直接携わっていない頃のことも含めて懇切丁寧にお答えくださり、まさにShift様の親身できめ細やかなサービスを体現されていると思わずにおれません。
レポーティングから分析・予算管理まで、アドレポの機能を余さずご活用いただき、当ツールに全幅の信頼を寄せてくださっていると感じました。今後もご期待に応えられるよう、より有用なアップデートに注力してゆきたいと思います。