レポート作成工数を導入前の6分の1に削減し、余剰時間を活用して様々な業務改善を実現

株式会社フラッグ様は、デジタルマーケティング全般を幅広く手掛けるデジタルエージェンシーです。
「クリエイティブとビジネスの幸せな融合」を企業理念に掲げ、映像・Web、インタラクティブコンテンツなどのクリエイティブ事業をはじめ、グローバルプロダクション事業、オンライン広告やSNSを活用したプロモーション事業、映画配給・宣伝プロデュース、スポーツビジネス、教育事業など様々なビジネスを展開されています。
今回は、同社でWeb広告運用を担当されている赤瀬様から、アドレポ導入の経緯や評価ポイント、現場での利用状況などについて詳しくお話をうかがいました。

本日はお忙しい中ありがとうございます。初めに、御社の事業内容について教えていただけますか。

赤瀬様 ：

弊社は、デジタルマーケティングの総合プロデュースを行う「デジタルエージェンシー」という位置づけでお仕事させていただいております。コンテンツ制作、各種プロモーション、映画の自社配給やスポーツビジネス、教育事業など多岐にわたって事業展開している会社です。

ちょっと興味本位でお聞きするんですが、教育事業というのは、映画関連の人材育成をされているんですね。

赤瀬様 ：

はい、「ニューシネマワークショップ（NCW）」といって、映画の専門学校といえば分かりやすいと思うんですが、映画監督になりたいとか映画の宣伝をしたい、業界で何かしらの仕事をしたいという人を教育する学校です。学生さんだけでなく、この業界に飛び込みたいという転職組の方も業界で働けるよう応援しています。

ありがとうございます。貴社の様々な事業の中で、赤瀬様はどのような業務をご担当されているんですか？

赤瀬様 ：

プロモーション事業の中で、主にWeb広告運用に携わっています。映画やテレビ番組など映像関係の案件が多いですね。
当社では独立した広告運用チームというのはなくて、担当者の多くは他業務との兼務という形になっています。私のオフィスでも広告運用を4名体制で動かしていますが、皆、広告運用専任ではなく、企画の部分やクリエイティブの手配、クライアント様とのやり取りなど業務範囲はかなり広いです。
私自身も映像の撮影や編集に携わることはありませんが、例えば「TikTokに出稿するので縦長動画を想定したカットも撮影しておいてください」など、プロモーションの意図をクリエイティブ陣の方と共有したりしています。

長く使い続けるなら「分かりやすさ」が最重要。誰でも直感的に操作できるUIがアドレポの大きな魅力

アドレポを導入される前の課題や、ご興味を持ってくださったきっかけをお聞かせください。

赤瀬様 ：

一つの課題は、導入前に社内で使っていたレポートのフォーマットが画一的でなかった点です。お客様によって固定のフォーマットがある場合は仕方ないのですが、社内の担当者レベルでも結構違っていて、担当者が変わってしまうとレポートの見た目が全く違うので、データの比較検討がすごくしづらいという問題がありました。
このままだと、今後レポートを実績として蓄積していくのが難しくなるだろうというのが導入を考え始めたきっかけです。

あと、以前は手作業でレポートを作っていたため一つ仕上げるのにも工数が半日とかかかってしまっていて、この工数削減というのも課題でした。
レポートを作るのは基本的には月1回で、クライアントによっては毎週とか半月に1回とかのパターンもありました。半月のレポートでもフォーマット自体は月1回のものとそう変わらないので、作る手間は同じですね。

レポート自動化ツールは多数ありますが、その中からアドレポを選んでいただいた決め手は何でしょうか。

赤瀬様 ：

一つは、直感的に操作できるインターフェース、UIです。
レポートツールは他社さんのも一通り触らせてもらいました。データ取得のレスポンスが早いとかレポートのカスタマイズ性とか、それぞれ良し悪しはあるんですが、やはり長く使い続けるには「分かりやすさ」が一番だと思うんです。私もずっとこの立場で携われるか分かりませんので、次に携わる人がとっつきやすい、分かってもらいやすいというのが、長く同じものを使い続けていく上で重要だと考えています。

もう一つは、他の色々なサービスと比べてローコストであるという点です。
サービスによっては、接続している案件の出稿費によって料金が変わるというのが結構あって、それが案件を多く抱えていく上でネックになるのですが、固定というのはありがたかったですね。

ありがとうございます！差し支えなければ、アドレポのUIのどの点が分かりやすかったかお聞かせいただけますか。

赤瀬様 ：

データセットの部分ですが、「どの媒体の、どの項目が、どの順番でどこに出るか」という、データの出力順や出力位置がすごく直感的に分かりやすいし、自分で決められるのが良いです。
他のレポートツールだと、今どの媒体の何を触っているかが何となく分かりづらく、扱いにくい印象でした。機械に強い人向けのツールといいますか、自分では分かるんだけど人に説明するのがすごく難しいという感じです。
一方アドレポは、使う人のリテラシーの高さにあまり影響せず操作できるイメージです。そこは一番やさしかったですね。

何か新しいツールを導入する時には、どうしても社内普及という面が課題になります。アドレポはかなり直感的に分かりやすいUIだと思うんですけど、それでも人によっては複雑に感じたり、どこがどうなっているのか直感的に理解しにくかったりしたようです。そこは社内で何とかしようと、設定から出力まで一通りのことは自力でできるようになるよう社内用の仕様書を作りました。

それは大変な作業だったと思います！ご尽力いただき、ありがとうございます。

アドレポとスプレッドシート・データポータルとの連携により、運用進捗をオンラインでリアルタイムに確認できる環境を構築

日々のアドレポの活用方法について具体的に教えていただけるでしょうか。

赤瀬様 ：

まず進捗レポート・完了レポートの作成は必須です。それともう一つは、スプレッドシート出力を使ってGoogleデータポータルと接続したオンライン上のレポートを作っています。これはまだ社内的には普及しておらず、私自身がやっていることですが。

あと、予算進捗の確認にも使わせてもらっています。
予算は毎日きちんと見ていくべきものですが、手作業でデータ出力してレポートに入れて、とやっていると、その作業だけで精一杯。レポートに金額を入れるのが目的になってしまい、前日との変化を見逃してしまうというのが少なくないんです。
アドレポなら、日々自動でレポートを出して前日・前々日との比較が簡単にできるし、現在の進捗状況もすぐ出せるので、予算管理という面でも重宝していますね。

ありがとうございます。先ほど、スプレッドシートとデータポータルと合わせての活用についてお話がありましたが、もう少し詳しくお願いいたします。

赤瀬様 ：

クライアントが広告の進捗を知りたいという時に、毎週レポートを作って送るよりも、「このURLにアクセスしてくれたらリアルタイムで分かります」という状態にしておけば、お互いに工数が減らせますよね。それで毎日、日別のデータをスプシに出力して、それとデータポータルに連携させています。毎日データが更新されている状態です。

このオンラインレポートに関しては、社内向け、もしくはある程度リテラシーの高いお客様向けのものとしています。Google広告以外の媒体になるとスプシからの連携・設定に若干工数がかかるため、デフォルトのサービスにはしていません。それなりのやりとりが頻発する、日々の進捗も気にされているというお客様に「こういうサービスがあるんですけど、いかがですか」と、ある種特別な形でご提供しています。

貴社は映像系のプロモーションにWeb広告を活用されているとうかがいました。一般にネット広告運用ではCTRやCV・CPAなどを指標にされるケースが多いですが、お客様はどういうところを見られているのでしょうか。

赤瀬様 ：

やっぱり映画やテレビのプロモーションをしたいという顧客ニーズがあるので、いわゆる「お問い合わせ」のようなものが存在しないんですね。そのため動画の視聴率だったり、ツイッターやインスタのフォロワー数だったりをKPIとして運用することが多くなります。
フォロワーや視聴率の目標を最初にクライアントと取り決めて、そこに向けた進捗報告を行い、「番組がオンエアされました」「映画が公開されました」というタイミングで完了レポートをお送りする、という形が多いです。

4～5時間のレポート作成業務を約30分に削減。余った時間をユーザー調査やクライアントとのコミュニケーション構築に

アドレポの導入によって、貴社の業務効率化にどのような効果がありましたか？

赤瀬様 ：

当初はレポートを手動で作っていたので、かなり工数削減できました。実際に削減できた時間で言うと、6分の1くらいまで減ってるんじゃないかな。案件の規模によっては半日、4～5時間くらいかかっていたレポート作成が、30分くらいでとりあえずできていくので、本当にありがたいです。そして削減できたぶん、レポート分析や他案件の対応に時間を使えるようになりました。

一人が持てる案件の量にはどうしても限界があって、その限界が企業の売上・利益に直結するので、その限界の壁を取り払ってくれる1つの手段としてアドレポには普段からとても助けていただいています。今のところ、アドレポなくして広告運用業務をやっていくというのはちょっと考えにくい状況です。私自身、依存しちゃってる状況です（笑）。

それとレポートのフォーマットが統一されますので、過去案件との比較で、先ほど申した「同じデータが全く違う場所に配置されている」という問題がなく、データの比較や蓄積が比較的容易になりました。

あと手動でやっていた時は、作成したレポートの内容が合っているのか、チェックするというフローがあったんですが、アドレポで作ったレポートについてはチェック業務をなくしています。データの取得不備とかシステム的なエラーは仕方ないですが、人為的なミスはなくなりますので。そのチェック業務から解放されたというメリットもありますね。

様々な導入効果があったのですね。ちなみに手動作成の時にはチェック業務があったということですが、どういうふうにされていましたか？

赤瀬様 ：

担当者がレポートを作って、別の方がそのレポートと管理画面を見比べるという形です。
インプレッションの誤差とかは許容範囲としても、「データが入れ替わっている」とか「データの取得期間が違うため大きなかい離がある」とか、どうしても人がやると起こりうるのでチェックしていましたが、リソースが限られている中でもったいないなというのはありました。

レポートの作業工数が減らせたために他の業務にも時間を使えるようになったとのことですが、具体的にどういった作業ができるようになりましたか？

赤瀬様 ：

例えばプロモーションした映画や番組に対して、SNS上でユーザーからどんな感想やコメントをもらっているかをチェックする時間を取れます。
視聴者の盛り上がり具合を知りたいというお客様のニーズに対して、数値のデータだけだと、実際盛り上がったのかどうかというのがいまいち分かりにくいので、そういったユーザーの直の反応を拾うのはとても大事なことなんです。

また、お客様とのやりとりにも時間を割くことができます。近年は映画業界やテレビ業界でもWeb広告配信の需要が増えているものの、業界全体としてはまだまだ一般的ではないというのが実際です。やっている人はやっているけど、「広告のことは全く分からない」という方もけっこういらっしゃって。そういう「本当に大丈夫なのか？」というお客様に対して広告の効果を色々とご説明して、不安を払しょくするという時間も大切ですね。

なるほど、お客様としても、Web広告に予算を取ったものの本当に効果が出ているのかというのは、社内にしっかりフィードバックしないといけないでしょうからね。

赤瀬様 ：

そうです。広告施策が最終的にどれくらい視聴率に貢献したかという部分は弊社では追いきれないので、お客様にお任せしている部分もありますが、「この広告経由で、こういう動画を何人の方が見られて、何万リツイートされた」とか、「映画の話題がSNSで盛り上がってトレンドにもなっている」とかは分かりますので、そういう形で盛り上がりに貢献できたというお話はよくしています。
むしろ広告運用の具体的な数字を示しても、それが本当にすごいのかというのが今一つ伝わりにくいので、それよりも直感的に伝わりやすい内容で「広告をやって良かった」と思ってもらえるようなフォローアップをしています。

最後に、今後アドレポを使ってやってみたいこととか、ご要望・ご期待などありましたらぜひお願いいたします。

赤瀬様 ：

今のところ「プラスでこういった機能が欲しい」というのは特にありません。この先、扱う媒体数が増えてくると出てくるかもしれませんが。今後予定されているアップデートの中に当社の要望も含まれていたのは非常にありがたいです。
私としては、もっとアドレポが広まってくれたらいいなと思います。もっといろいろな会社さんに使ってもらいたいし、色々な方とアドレポの使い方について話していきたいなというのはありますね。

私たちも多くの方に使っていただけるよう頑張っていきたいと思います。
本日はお忙しい中お時間を頂きまして、誠にありがとうございました！

「映画・番組のプロモーション」という、Web広告の活用事例としては比較的レアなケースにおいても、私たちのアドレポが広告運用に活用され、業務効率化に大いに役立っているということに大変うれしく思います。また、CV・CPAといった一般的な指標とは違った業界ならではのKPI設定についても大変勉強になりました。
今回特に高くご評価いただいたツールの利便性・UIにも一層磨きをかけ、今後ともアドレポはあらゆる業種・業態でのデジタルマーケティングに貢献できるツールを目指してまいります。