業務効率化による生産性向上で、顧客満足度を大きく高める！広告代理店でのツール導入と成功事例5選

広告代理店業はしばしば「労働集約型」のビジネスと呼ばれます。数多くのクライアントと共に、経営戦略・マーケティング・クリエイティブなど幅広い分野に関わる広告代理店の担当者は、限られたリソースで膨大な業務を担うことになるからです。
だからこそ、スタッフ一人ひとりの効率性をいかにして高められるかが、ひいては会社全体としての業績、生産性にも大きく影響します。広告代理店にとって「業務効率化」「生産性向上」は常に問題意識を持って取り組むべき至上命題といえるでしょう。

当ブログではこれまで、Web広告運用業務の効率性を高めるために役立つ、様々なツールをご紹介してきました。今回は、広告代理店が業務効率化に取り組むべき理由を今一度確認すると共に、ツール活用によって業務効率化・生産性向上に成功した企業様の事例をご紹介したいと思います。自社のパフォーマンス改善について問題を抱えている方は、ぜひご参考になさってください。

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そもそも「業務効率化」とは？

まずは「業務効率化」という言葉について、広告代理店に限らず一般的な意味を掘り下げるところから始めましょう。

人事・労務に関する情報サイト「日本の人事部」では、業務効率化という言葉について次のように説明されています。

業務効率化とは、コストを抑えて早く業務を進めるために、これまでの業務を見直すことを指します。業務プロセス上のムリ・ムダ・ムラを見つけて省き、効率的に業務が進むように改善を図ります。

出典：『人事辞典』（日本の人事部）

このサイト以外でも、基本的にはおおむね同様の意味で使われているようです。

業務プロセスにおけるムリ・ムダ・ムラを徹底して省くことで、様々なメリットが生まれます。従業員にとっては、同じ職務にかかる労働時間を削減できたり、一部の組織や個人への過大な業務負担が解消されたりします。また企業にとっては様々なコストの削減や適材適所による従業員のパフォーマンス向上も期待できます。業務効率化は、経営者にも従業員にも利益をもたらす重要な取り組みなのです。

業務効率化のポイント

実際に業務効率化を行う上で押さえておきたいポイントは3つあります。

現状を把握する

まずは「効率化すべき問題」の把握です。ここにあげた3つのポイントの中でも最も重要なプロセスといえます。
現在の組織においてどのような業務が行われており、どの程度の人員や工数、その他のリソースが使われているのかを洗い出してみましょう。実際に業務に携わる人たちの協力を得ながら一つ一つのタスクを分析していけば、どこにムリ・ムダ・ムラが存在しているかが見えてきます。その重要度や頻度などを踏まえて、効率化のポイントや優先順位を決めていくのです。

施策を決める

重大な「ムリ・ムダ・ムラ」が存在している、効率化を行うべきポイントが見つかれば、次はそれをどうやって解消するかという具体策の検討・決定です。
業務マニュアルの作成、工程管理の徹底、DXツールの導入、社外へのアウトソーシング、組織体制の見直しなど様々なアイデアがある中で、どの手法を選ぶかは十分に検討しましょう。大切なのは、「絵に描いた餅」に終わらせない、現実的に実現可能な施策をとることです。

関係者の理解を得る

業務効率化の施策を実際に取り入れる際は、その現場に関わる人たちの理解を十分に得るように努めましょう。現状の問題点や業務効率化を行う目的、それによって得られるメリットをしっかりと従業員や管理者層に浸透させることが大切です。
何事につけ、新しい取り組みを始める時はいわゆる抵抗勢力があるもの。効率性ばかりを重視した押し付けの業務効率化は、うまくいかないことが多いでしょう。

生産性向上と業務効率化の違い

ここまで「業務効率化」についてご説明してきましたが、この言葉とセットで使われることが多いのが「生産性向上」です。実際、「業務効率化」と「生産性向上」を同じ意味のように説明しているサイトもあるようですが、違いはありますのでここで確認しておきましょう。

「生産性向上」の意味

一般に「生産性」とは、投入資源（インプット）に対する生産物（アウトプット）の量です。つまり「生産性を向上させる」というのは、次の①②のいずれかにあたります。

業務効率化は生産性向上のための施策

一方「業務効率化」は先に述べた通り、非効率的な状況にある業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を削減するための取り組みですから、今の生産性の説明でいうと①にある「投入する資源をより少なくする」取り組みにあたります。つまり業務効率化は、生産性向上のための施策の一つと言えるのです。
ただし、業務効率化で投入資源を少なくできたとしても、必ずしも生産物の質量を維持できるとは限りません。業務効率化と生産性向上を両立させるためには、両者それぞれに適切な施策が必要となります。

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Web広告運用の業務フロー

前章であげた業務効率化のポイントで最も重要な「現状の把握」は、広告運用に当てはめると「広告運用の業務フローを洗い出す」ということになります。ここで改めて、Web広告運用にはどのような業務があるのか、そのフローを確認しておきましょう。
各々の規模や人員構成は会社によって異なりますが、大まかには次のように分類できます。また各々の業務は専門の部署で行うこともあれば、一人の担当者が兼務するケースもあります。

① 広告戦略の計画・提案

広告主に対してWebマーケティングにおける目標・目的を定め、その達成に向けた広告戦略の計画・提案を行います。
戦略の策定にあたっては、広告主の現状分析や市場調査、競合他社の情報収集といったマーケティングを入念に行う必要があります。
さらに企画内容やターゲットに応じて、効果的な広告媒体や露出のタイミング、広告方法（リスティング広告やSNS、動画広告など）のプランニングを行います。

② 広告の制作

広告戦略のもとプランニングされた媒体・手法に応じて広告を作成します。
Web広告にはテキスト広告・バナー広告・動画広告など様々なフォーマットがあり、それぞれに適性があるためターゲットや目的に応じた選択が必要です。一般的にはクリエイティブディレクターと呼ばれる責任者が全体の指揮をとり、社内外の様々な職種のスタッフ（プランナー、デザイナー、コピーライターなど）が協力して制作します。

③ 広告の出稿・運用

広告媒体のアカウント登録やキャンペーン作成、キーワードやオーディエンスの設定などの作業を経て広告を出稿します。
運用担当者は日々の広告パフォーマンスの動向を見ながら必要に応じて調整を行います。また当初の広告戦略に基づくプロジェクト全体のスケジュール調整や予算管理など、全体の進行を取りまとめます。

④ 広告成果の集計（レポート作成）

運用担当者は、定期的に広告媒体から運用データを取得し、広告レポートとして集計します。集計のスパンは日次・週次・月次などがあり、広告主の要望に沿うよう事前に確認しておきます。
レポート内容は、インプレッションやクリック率といった一般的な指標をまとめたサマリーレポートをはじめ、媒体別・ユーザー属性別・キャンペーン別といった様々な切り口でセグメントしたレポートも作成することが多いです。

⑤ 広告成果の分析・考察と改善

広告の運用結果をもとに、評価や分析、考察を行います。
設定した目標の達成度、前月・前週との比較検証、広告・キーワード別のパフォーマンス、予算の推移や消化率など様々な角度から数値を分析します。そして良い成果が出ればさらに伸ばせるために何が必要か、悪い結果については問題点は何か、運用担当者が考察した上で具体的な改善策をチームで共有し実践します。また、こうした分析や考察・施策は広告レポートとあわせて広告主にも逐次報告することが大切です。

広告代理店は広告主に何を期待されているか

ここで、広告代理店が業務効率化・生産性向上に取り組むことの意義、重要性について改めて考えてみましょう。

現在、Google広告やYahoo!広告をはじめ多くのWeb広告媒体では、膨大なビッグデータをもとにした非常に精度の高いAIによって運用の最適化が行われています。ユーザーは初期設定や簡単な広告・キーワード作成さえできれば、あとはAIから提案される施策を取っていればそれなりの成果はあげられるようになっています。
こうした状況の中、単にWeb広告を運用する「だけ」のノウハウしか持たない広告代理店は、今後確実に仕事を減らしてゆき、やがて淘汰されてゆくでしょう。

それでは、広告代理店が広告主に選ばれるために注力すべき業務は何なのでしょうか？それは、広告戦略から運用・改善における「提案」です。

実際に当社で数多くの広告主様に「広告代理店に期待すること」をヒアリングしたところ、次のような声が多くありました。

一方で、広告戦略において広告主が望む質の高い提案活動を行うためには、ただWeb広告の運用データだけを分析すれば最適解が導けるものではありません。
マーケティング戦略全体にわたる広い視野や思考を持ち、さらにクライアントの事業状況や強み、商材の性質、競合他社の存在、シーズン、社会情勢などの様々な要因や周辺情報を把握している必要があります。
簡単なことではありませんが、こうした取り組みから生まれる改善提案にこそ、広告代理店は人と時間のリソースを使って取り組むべきであり、クライアントもそれを求めているのです。

人間とツールの役割分担が生産性向上のポイント

こうしたクライアントの要望を、もちろんほとんどの広告代理店様は理解されています。しかし上述のように良い提案を出し続けるのは簡単ではなく、どうしても人員・工数・コストといった様々なリソースを確保せねばなりません。当社でも「改善提案に力を入れたいがリソースが足りない」といった悩みをお持ちの代理店様を数多く目の当たりにしてきました。
だから広告代理店では、冒頭でも申し上げたように、可能な限り業務を効率化し、最小限のリソースで生産性を高めていかねばならないのです。

この関連性をよく理解しておきましょう。

最初の章で広告代理店の業務フローを5つに分けてご説明しましたが、その中には、ツールなどを活用して自動化・省力化が可能な作業もたくさんあります。もっと言えば、1つ目の「戦略・提案」以外のフェーズでは、これからご紹介するようなツールを活用すればかなりの自動化や工数削減が可能です。
ツールで対応できる業務はツールに任せ、人間のスキルや経験をもってしか行えない業務（広告戦略や改善提案）に時間を使う。この役割分担をいかにスムーズに行えるかが、Web広告運用業務の生産性を高めるための重要ポイントとなります。

次章からは、広告代理店の皆様のご意見も参考にしながら当社が独自にチョイスした、広告運用の現場で役立つ業務効率化ツールをテーマ別に厳選してご紹介していきます！ぜひご参考になさってください。

目的別・業務効率化ツールのご紹介

広告レポートツール

広告レポートツールとは、Web運用型広告のパフォーマンスを示す様々なデータ（インプレッション、クリック数、クリック単価、CVRなど）を整理した「広告レポート」を自動的に作成してくれるツールのことです。製品によっては、レポートの自動作成以外にもデータ分析のサポートや予算管理など様々な周辺機能が備わっており、運用担当者の業務効率化をサポートします。

レポートツール導入により、難しい技術や専門知識がなくても見やすく分かりやすいレポートを短時間で自動作成できるため、作成業務の大きな効率化につながります。さらに手作業での作成による操作間違い、確認ミスといったヒューマンエラーの発生リスクを抑えることもできます。
またレポートツールはブラウザベースの製品が多く、複数の担当者・組織間でデータ共有をスムーズに行いやすいのもメリットです。

広告レポートツールについて詳しくはこちらに解説しているのでご覧ください。

BIツール

BIツールは、企業が持つ様々なビッグデータを集計・統合し、可視化・レポーティングや多角的なデータ分析を行えるソフトウェアです。従来のExcelベースでは実現できなかった多層的なレポーティングやリッチなビジュアライズが可能です。
BIツールを使いこなすためにはある程度の専門知識が必要ですが、近年はマーケティングや企業運営での意思決定にデータドリブンを実践したいと考える企業が増えており、業種を問わず幅広く利用されています。

現在リリースされている、代表的なBIツールには次のものがあります。

• Googleデータポータル
• Tableau
• DOMO
• Microsoft Power BI

BIツールについて詳しくはこちらに解説しているのでご覧ください。

広告運用サポートツール

Web運用型広告で成果を出すためには、常に運用成果の継続的な検証・分析と改善（PDCA）が必須です。具体的には、予算管理やクリエイティブ作成、運用効果測定や分析、レポート作成などの様々な業務を同時並行で行う必要があります。一方でどの企業様でも広告運用に割けるリソースは限られており、マンパワーだけでは適切な運用を行えていないケースも珍しくありません。

そこで近年、広告運用の現場で幅広く活用されているのが、上記にあげた様々な業務の負担削減や精度向上をサポートする「広告運用サポートツール」です。こうしたソフトウェアを業務環境に応じて、特に効率化を急がれるフェーズに導入することでリソースに余裕ができ、パフォーマンスの向上も期待できます。相応のコストはかかりますが、ケースによっては非常に大きな費用対効果が生まれます。

広告運用サポートツールについて詳しくはこちらに解説しているのでご覧ください。

Google提供ツール

Web広告の運用フローにおいて発生する様々な業務をサポートするITツールは多数ありますが、その中でもGoogleが提供しているツールやアプリケーションは非常に優秀で、かつ大部分が無料で使えます。これをいかに上手に活用できるかが、広告運用やWebマーケティングの成否を左右するといっても過言ではありません。

広告レポート作成やデータ分析に力を発揮する「Googleデータポータル」や「Google BigQuery」、Webマーケティングの市場調査が行える「Googleトレンド」、サイトアクセスの解析に不可欠の「Googleアナリティクス」「Googleサーチコンソール」など、デベロッパー向けのツールも含めると100以上のプロダクトが公開されています。広告運用に携わる方々はぜひ、こうしたGoogle提供ツールに関する情報にアンテナを張り、積極的に取り入れていきましょう。

Google提供ツールについて詳しくはこちらに解説しているのでご覧ください。

ツール導入による生産性向上の成功事例

前章でご説明した「レポート自動化ツール」の一つである当社の「アドレポ」は、おかげさまで累計アカウント開設1000件突破という豊富な導入実績を持ち、数多くの企業様や広告代理店様の業務改善・生産性向上に貢献しています。
本章では、アドレポ導入で業務効率化に成功した企業様の中から、特に大きな導入効果がみられた成功事例をピックアップしてご紹介いたします。

株式会社フラッグ様

フラッグ様はデジタルマーケティング全般を幅広く手掛けるデジタルエージェンシーです。以前は手作業で作っていたWeb広告レポート作成を、アドレポでの自動作成に切り替えたところ、次のような効果が生まれました。

こちらのインタビュー記事に、アドレポ導入の経緯や導入効果についてさらに詳しく掲載しています。

株式会社Inovis様

Inovis様はWebサイト制作・Web広告運用を手掛けるインターネット広告代理店です。
十数件のWeb広告レポート作成を1人の担当者が手作業で行っていたところ、アドレポ導入により次のような効果が生まれました。

こちらのインタビュー記事に、アドレポ導入の経緯や導入効果についてさらに詳しく掲載しています。

株式会社Lifunext様

Lifunext様は様々な業界から経験豊富なプロが集いマーケティングDX支援事業を手掛ける企業です。
Web広告レポート作成を担当するオペレーション部門へのアドレポ導入により、次のような効果が生まれました。

こちらのインタビュー記事に、アドレポ導入の経緯や導入効果についてさらに詳しく掲載しています。

クラシノ株式会社様

クラシノ様はWebマーケティング支援・Web制作・システム開発・広告運用などのWeb施策全般を行う企業です。
広告案件の増加に伴い広告事業部を立ち上げ、そのタイミングでアドレポを導入したところ次のような効果が生まれました。

こちらのインタビュー記事に、アドレポ導入の経緯や導入効果についてさらに詳しく掲載しています。

株式会社Shift様

Shift様は運用型広告事業を中心としたデジタルマーケティング専門会社です。
社内のWeb広告運用で以前使っていたレポートツールをアドレポに乗り換えたところ、次のような効果が生まれました。

こちらのインタビュー記事に、アドレポ導入の経緯や導入効果についてさらに詳しく掲載しています。

まとめ

今回は、Web広告運用業務を効率化し生産性を高めることの重要性にスポットをあてながら、業務効率化に役立つツールや導入事例をご紹介しました。
言うまでもないことですが、これらのツールを用いること自体が目的ではありません。重要なのは、ツール活用によって余裕が生まれたリソースを、本来最も労力をかけて行うべき、運用成果の分析・考察や改善提案に充てることです。その結果、運用全体のパフォーマンスが向上しクライアントの満足や信頼感につながってこそツール導入は成功といえるでしょう。
本稿をご参考に、ぜひ皆様の業務環境に適した業務効率化ツールを取り入れてみてください。